Job Description

Job Title Withdraw, Stock & Accept Clerk
Abbreviation CLWSA
Company MCCI
Department Technical/FGM
Division Maintenance
Section Mechanical
Unit
Position Level Clerk
Work Area Plant
Accountability Mechanical Supervisor (Executor)

Position Structure

Summary of Job Responsibility

The Warehouse Clerk has primary responsibility to execute in warehouse activity (delivery, shipment, receipts, issuance, storage, placement, protection of all material & equipment, maintain facilities) and program related warehouse program in are of charge. This position is responsible to implement and execute system operational procedure suitable plan and budget related warehouse. This position will support effectively and efficiency warehouse operational, practice in warehouse administration activity, develop and to implement warehouse process and procedure for project and procurement activity responsibility.

Clerk Warehouse mempunyai tanggung jawab utama untuk mengerjakan aktifitas (pengiriman, pengangkutan, penerimaan, penyimpanan, penempatan, perlindungan semua material dan perlengkapan, pemeliharaan fasilitas) terkait program warehouse dalam pekerjaannya. Posisi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengejakan prosedur sistem operasional sesuai rencana dan terkait dengan budget warehouse. Posisi ini akan mendukung operasi warehouse secara efektif dan efisien, melaksanakan aktifitas administrasi warehouse, bertanggung jawab mengembangkan dan melaksanakan proses dan prosedur warehouse untuk aktifitas proyek dan procurement.

Duties and Responsibilities

  1. Execute warehouse activities base on warehouse management system, in order suitable warehouse operational effective and efficiency and procurement policy.
  2. Maintain warehouse equipment and facilities which involves execution the shipment, receipt, storage and issuance of material and equipment, base on procurement planning, in order suitable plan of supply chain and effective warehouse operational.
  3. Execute and maintain inventory system control operational, base on SOP and warehouse information system existing (SAP), in order suitable procurement plan and warehouse data validation.
  4. Check and execute on variety, quality and desired stock levels of required stock item; execute items to be added or deleted from the inventory system, base on confer with warehouse officer, in order suitable effective and efficiency of warehouse facilities and warehouse management system.
  5. Execute the preparation and maintenance of document not limit to delivery manifest, stock pick tickets and credit memos for returned material to ensure accurate records of activities.
  6. Execute and check operational schedules for delivery, delivery routes as well as schedule of preventive maintenance on delivery truck fleet and equipment to ensure efficient operation facilities and equipment.
  7. Execute special task and schedule warehouse material inventories as required.
  8. Execute and make acceptance arrangement by conferring with the related section and or forwarder to get rid of miss delivery.
  9. Execute and prepare distribution of material, spare part and equipment to user or all section, base on material order data and supply chain plan, in order suitable effective supply chain management system and warehouse plan.
  10. Execute handling and placement of material from supplier, subcontractor or vendor, base on placement plan and material requirement, in order suitable SOP Quality Standard of warehouse and OHSAS management system.
  11. Updating data and information for monthly report to know the result of Warehouse job by SAP System.
  12. Prepare data and information for report important jobs to Assistant Manager or Section Manager timely.
  13. Execute the Acceptance Work such as: Storage or placement, distribute, supplier and vendor inspection, forwarder or material expenditure checking, physical inventory checking.  
  14. Conduct safety in all activities such as hatto hiyari, kiken yochi, tool box meeting and job safety analysis and advise subcontractor in order to reach zero accident.
  15. Conduct 5S activity and advise subcontractor in order to keep good environment.
  16. Execute section safety organization and enhance safety activity according to section policy in order to achieve zero accident.
  17. Execute QSHE activity of section in order to achieve Quality, Environmental and Safety target of company (check and control the all procurement documents).
  18. Act as an effective team member in supporting quality, disciplines, decision and practice.
  19. Execute improve atmosphere and environment of work place by cooperating with related persons in order to create active, bright and discipline division.
  20. Maintain intimate communication with other section in order manage division activity smoothly.
  21. Practice of Corporate Compliance in work life and environmental
  22. Perform other tasks that are assigned by Group Leader or Supervisor.

 

  1. Melakukan aktivitas gudang berdasarkan sistem managemen gudang, sesuai dengan efektivitas dan effisiensi operasional gudang dan kebijakan procurement.
  2. Memelihara perlengkapan dan fasilitas gudang yang mencakup pelaksanaan pengiriman, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran dari bahan baku dan perlengkapan, berdasarkan perencanaan procurement, yang sesuai dengan rencana rangkaian persediaan dan operasional gudang yang efektif.
  3. Melaksanakan dan mengatur sistem kontrol operasional inventori, berdasarkan SOP dan sistem informasi warehouse yang telah ada (SAP), sesuai dengan perencanaan procurement dan validasi data warehouse.
  4. Memeriksa dan melaksanakan berbagai macam, kualitas, dan tingkat keinginan persediaan barang; melakukan penambahan atau pengurangan barang dari sistem inventori berdasarkan perundingan dengan warehouse officer, sesuai dengan fasilitas warehouse yang efektif dan efisien dan sistem managemen warehouse.
  5. Melaksanakan persiapan dan pengurusan dokumen yang tidak terbatas oleh delivery manifest, stock pick tickets dan credit memos bagi material yang dikembalikan untuk memastikan catatan aktivitas yang akurat.
  6. Melaksanakan dan memeriksa jadwal operasional untuk pengiriman, rute pengiriman sebagaimana jadwal pengurusan pencegahan pada armada pengiriman dan perlengkapan untuk memastikan fasilitas dan perlengkapan operasi yang efisien.
  7. Melaksanakan tugas dan jadwal inventori warehouse material spesial seperti yang dibutuhkan.
  8. Melaksanakan dan membuat perencanaan persetujuan dengan merundingkannya bersama seksi terkait dan atau forwarder untuk mencegah kesalahan pengiriman.
  9. Melaksanakan dan mempersiapkan distribusi material, spare part, dan perlengkapan untuk user atau seluruh seksi, berdasarkan data pemesanan material dan sistem managemen rangkaian persediaan dan rencana warehouse.
  10. Melakukan penanganan dan penempatan material dari supplier, subcontractor atau vendor, berdasarkan rencana penempatan dan keperluan material, sesuai dengan kualitas standar SOP dari warehouse dan sistem managemen OHSAS.
  11. Memperbaharui data dan informasi untuk laporan bulanan untuk mengetahui hasil tugas warehouse oleh sistem SAP.
  12. Mempersiapkan data dan informasi untuk laporan tugas penting kepada Assistant Manager atau Section Manager tepat pada waktunya.
  13. Melaksanakan Acceptance Work seperti: penyimpanan atau penempatan, distribusi, inspeksi supplier atau vendor, forwarder atau pemeriksaan pengeluaran material, pemeriksaan fisik inventori.
  14. Memimpin keselamatan dalam seluruh aktivitas seperti hatto hiyari, kiken yochi, tool box meeting dan analisis keselamatan kerja dan menyarankan subcontractor guna mencapai tingkat kecelakaan nol.
  15. Memimpin aktivitas 5S dan menyarankan subcontractor guna menjaga lingkungan yang baik.
  16. Melaksanakan organisasi keselamatan seksi dan meningkatkan aktivitas keselamatan menurut kebijakan seksi guna mencapai tingkat kecelakaan nol.
  17. Melaksanakan aktivitas QSHE di seksi guna mencapai target kualitas, lingkungan, dan keselamatan perusahaan (memeriksa dan mengontrol seluruh dokumen procurement).
  18. Bertindak sebagai anggota tim yang efektif dalam mendukung kualitas, disiplin, keputusan, dan praktek.
  19. Melaksanakan peningkatan atmosfer dan lingkungan kerja dengan bekerja sama dengan individu terkait guna menciptakan divisi yang aktif, bersinar, dan disiplin.
  20. Menjaga komunikasi yang akrab dengan seksi lain guna mengelola aktivitas divisi dengan lancar.
  21. Mempraktekkan Corporate Compliance dalam kehidupan kerja dan lingkungan.
  22. Melakukan tugas khusus yang diberikan oleh Group Leader atau Supervisor.

 

Competency Profile

Required Competency RCL ITJ
General
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Calls on others, who are not personally involved, to get their perspective, background information, experience, etc.
Menghubungi orang lain, yang tidak terlibat secara pribadi, untuk memperoleh pandangan mereka, latar belakang informasi, pengalaman, dll.
Level 2 - Skilled Asks a series of probing questions to get at the root of a situation or a problem or potential opportunity below the surface issues presented
Mengajukan serangkaian pertanyaan yang bersifat menyelidik untuk memperoleh akar dari suatu situasi atau permasalahan atau potensi kesempatan di balik isu-isu yang muncul ke permukaan
Level 2 - Skilled Do not stop with the first answer, finds out why something happened
Tidak berhenti pada jawaban pertama, terus mencari tahu mengapa sesuatu terjadi
Level 2 - Skilled Finds and question those closest to the problem
Mencari dan menanyai mereka yang terdekat dengan masalah
Level 2 - Skilled Gets out to personally investigates the problem or situation, when normally would not do so
Keluar untuk secara pribadi melakukan investigasi masalah atau situasi saat yang lain tidak akan melakukan hal itu
Level 1 - Semiskilled Enthusiasms and actively involve in educative activity
Antusias dan terlibat secara aktif dalam kegiatan pendidikan
Level 1 - Semiskilled Uses visible information or consults others available
Menggunakan informasi yang terlihat atau berkonsultasi dengan sumber daya lain yang tersedia
Level 1 - Semiskilled Asks direct questions (what, why) to the relevant /competent people to get the answer on certain situation
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung (apa, mengapa) kepada orang-orang yang relevan/kompeten untuk memperoleh jawaban atas situasi tertentu
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Understands policies and can work within them to meet work group, team, or individual goals
Memahami kebijakan-kebijakan dan dapat bekerja di bawah kebijakan-kebijakan tersebut untuk memenuhi tujuan-tujuan kelompok kerja, tim atau individu
Level 2 - Skilled Works creatively within standard procedures to fit a specific situation
Bekerja secara kreatif dalam prosedur-prosedur standar untuk mencocokkan dengan situasi tertentu
Level 1 - Semiskilled Steps into co-workers' tasks when needed or required.
Turut terlibat dalam tugas-tugas rekan kerja saat dibutuhkan atau diharuskan
Level 1 - Semiskilled Acknowledges that people are entitled to their opinions, and accepts that they are different
Mengakui bahwa orang berhak atas pendapat-pendapat mereka dan menerima bahwa mereka berbeda
Level 1 - Semiskilled Accepts that other people's points of view are reasonable or valid
Menerima bahwa titik pandang orang lain masuk akal atau dapat valid
2
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Use company’s facilities, time and resources only for jobs needed.
Menggunakan fasilitas kerja, waktu dan sumber daya milik perusahaan hanya untuk kepentingan pekerjaan
Level 1 - Semiskilled Gentle to admit for any mistakes caused by own words and actions.
Berani mengakui kesalahan yang ditimbulkan oleh perkataan serta perbuatan diri sendiri.
Level 1 - Semiskilled Perform the task following the target of time, quality and approved budget
Melakukan pekerjaan sesuai dengan sasaran waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
Level 1 - Semiskilled Acts in accordance with Standards of Conduct (working hour, compliances manual, rules and regulations including safety regulation to prevent occupational accident.)
Bertindak sesuai dengan Standar Berperilaku (jam kerja, kepatuhan pada pedoman Compliance, aturan dan peraturan, termasuk peraturan keselamatan kerja untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja)
1
3
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Double check to ensure quality of work
Memeriksa ulang untuk menjamin kualitas kerja
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information.
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima
Level 1 - Semiskilled Follow quality standard in work execution
Mengikuti standar kualitas dalam melaksanakan pekerjaannya
Level 1 - Semiskilled Follow role and task as regulation (job description, superior instruction)
Menjalankan peran dan tugas sesuai peraturan (deskripsi kerja, instruksi dari atasan)
Level 1 - Semiskilled Make a record for important things (data) which related to work quality
Membuat catatan untuk hal-hal penting (data) yang terkait dengan kualitas kerja
1
3
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information to ensure quality of work
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima untuk menjamin kualitas kerja.
Level 1 - Semiskilled Focus on new or more precise ways (quality, time, cost, etc) to meet goals set by Superior
Fokus pada cara-cara yang baru atau yang lebih akurat (kualitas, waktu, biaya, dll) untuk memenuhi tujuan-tujuan yang ditetapkan oleh atasan
Level 1 - Semiskilled Shows outcomes against a standard of excellence
Menunjukkan hasil yang melampaui standar keunggulan
Level 1 - Semiskilled Express awareness at waste or inefficiency (abnormality, cost, materials, time etc)
Mengekspresikan kesadaran akan sesuatu yang terbuang percuma atau tidak efisien (ketidakwajaran/abnormalitas, biaya, materi, waktu, dll.)
Level 1 - Semiskilled Tries to do the job well, right, and swiftly to achieve target that has been set by organization
Mencoba melakukan pekerjaannya dengan baik, benar dan cepat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi
1
3
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Always shows empathy and support/assist when colleague facing difficult situation
Senantiasa menunjukkan sikap empati dan mendukung / membantu ketika rekan mengalami kesulitan
Level 1 - Semiskilled Genuinely values others input and expertise, is willing to learn from others
Secara tulus menghargai masukan dan keahlian orang lain, berkeinginan belajar dari orang lain
Level 1 - Semiskilled As a member of a team, keeps other team members informed and up to date about the group process, individual actions, or influencing events; share all relevant or useful information
Sebagai seorang anggota tim, menjaga anggota tim lainnya mendapatkan informasi dan perkembangan mengenai proses kelompok, aksi individu atau peristiwa-peristiwa yang mempengaruhinya; membagi semua informasi yang relevan dan berguna
Level 1 - Semiskilled Participates actively as a ‘good team player’, does his/her share of the work and support task of teams
Berperan serta secara aktif sebagai seorang ‘pemain tim yang baik’, melakukan bagian dari pekerjaannya dan mendukung tugas tim
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Recognizes and acts upon present opportunities, overcomes obstacles to address present problems quickly and effectively
Mengenali dan bertindak atas kesempatan yang ada saat ini, mengatasi halangan untuk menyelesaikan masalah saat ini secara cepat dan efektif
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Conscious to do changes for improvement
Bersemangat melakukan perubahan untuk perbaikan
Level 1 - Semiskilled Conduct continuous improvement to increase products and services
Melakukan perbaikan berkala dan berkelanjutan untuk peningkatan produk dan jasa pelayanan
Level 1 - Semiskilled Creative in proposing new ideas or doing something new and different within the job area which affects the efficiency and job improvement.
Kreatif menciptakan gagasan baru atau melakukan sesuatu yang baru dan berbeda di dalam area kerja yang berpengaruh pada efisiensi dan perbaikan cara kerja.
1
1
Managerial
Specific
technical
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Able to proceed correctly process of put away and receiving
Mampu melanjutkan proses pengambilan dan penerimaan dengan benar
Level 2 - Skilled Able to define abnormalities found on stock taking and summarize report for the result of stock taking. Also propose necessary action
Mampu mendefinisikan kelainan yang ditemukan pada stock taking dan merangkum laporan untuk hasil stock taking. Juga usulkan tindakan yang perlu
Level 2 - Skilled Able to manage activities ensuring availability, accuracy of specification and proper storaging of S/P , Consumable and tools
Mampu mengelola kegiatan yang memastikan ketersediaan, keakuratan spesifikasi, dan penyimpanan S / P, Barang dan alat yang tepat
Level 2 - Skilled Capable to check and evaluate monthly report of Inventory including movement history, SS, US dan OS
Mampu memeriksa dan mengevaluasi laporan bulanan Inventaris termasuk riwayat pergerakan, SS, AS dan OS
Level 1 - Semiskilled Able to proceed daily activities including receiving , put away stock taking also manage all necessary document
Mampu melanjutkan kegiatan sehari-hari termasuk menerima, menyimpan stok juga mengelola semua dokumen yang diperlukan
Level 1 - Semiskilled Understood and implement the safety concern and purposes of storaging spare part, tools , consumable
Memahami dan menerapkan masalah keamanan dan tujuan penyimpanan suku cadang, alat, barang habis pakai
Level 1 - Semiskilled Understand and able to explain the MSDS of Hazardous material stored as consumable in Warehouse
Memahami dan mampu menjelaskan MSDS dari bahan Berbahaya yang disimpan sebagai bahan habis pakai di Gudang
Level 1 - Semiskilled Able to locate and identify the adress (location , position dan status of sampling spare part, tools and consumable
Mampu menemukan dan mengidentifikasi alamat (lokasi, posisi dan status suku cadang pengambilan sampel, alat dan bahan habis pakai)
Level 1 - Semiskilled Able to Read SAP Data, Terms in SAP, download data and update data
Mampu Membaca Data SAP, Persyaratan dalam SAP, mengunduh data dan memperbarui data
Level 1 - Semiskilled Understand Code Numberring, term of Stock (Safety Stock [SS], Overstock [OS] , Understock [US], put away, good receive,etc) also related operation
Memahami Penomoran Kode, jangka waktu Stok (Safety Stock [SS], Overstock [OS], Understock [AS], menyimpan, menerima dengan baik, dll) juga terkait operasi
Level 1 - Semiskilled Understand basic management system for Warehousing as on Procedure J04
Memahami sistem manajemen dasar untuk Pergudangan seperti pada Prosedur J04
2
2
technical
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Able to identify material / parts requirement.
Mampu mengidentifikasi material/ part yang diperlukan
Level 2 - Skilled Able to make proposal for countermeasure.
Mampu membuat proposal untuk tindakan balasan
Level 2 - Skilled Able to check and control received material in accordance with specification.
Mampu melakukan pengecekan kesesuaian spesifikasi penerimaan material
Level 2 - Skilled Understands technical specification of material
Memahami spesifikasi teknikal dari material
Level 2 - Skilled Understands receiving procedure of material.
Memahami prosedur penerimaan material
Level 1 - Semiskilled Able to sort / classify materials.
Mamp melakukan pemilahan/klasifikasi material
Level 1 - Semiskilled Able to operate equipment material handling.
Mampu menjalankan peralatan penanganan material
Level 1 - Semiskilled Able to handle material properly.
Mampu menangani material secara pantas
Level 1 - Semiskilled Understand procedure of material handling
Memahami prosedur penanganan material
Level 1 - Semiskilled Understands required specification.
Memahami spesifikasi yang dibutuhkan
2
3
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Understand basic of cost and expense related with his job.
Memahami sepenuhnya proses aktifitas kerjanya dengan baik
Level 1 - Semiskilled Understands equipment specification, work items related to his job.
Memahami spesifikasi peralatan, benda kerja yang terkait dengan pekerjaannya.
Level 1 - Semiskilled Able to run his job efficiently and optimum.
Mampu menjalankan pekerjaannya secara efisien dan optimal.
Level 1 - Semiskilled Understand basic of cost and expense related with his job.
Memahami dasar biaya dan pengeluaran terkait dengan pekerjaannya.
1
1
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Able to read Technical drawing & specification.
Mampu membaca spesifikasi dan gambar teknik
Level 1 - Semiskilled Able to control delivery of goods or services.
Mampu mengawasi pengiriman barang atau jasa
Level 1 - Semiskilled Able to decide term of payment of any type of transaction.
Mampu menentukan syarat pembayaran dari berbagai tipe transaksi
Level 1 - Semiskilled Able to proceed any export import goods request, including repairing equipment.
Mampu meneruskan permintaan akan setiap barang ekspor impor, termasuk memperbaiki peralatan
Level 1 - Semiskilled Able to implement procurement request from goods or services (negotiation included), to control delivery / progress up to payment to vendor.
Mampu melaksanakan permintaan pembelian dari barang atau jasa (termasuk negosiasi), sampai mengawasi pengiriman sampai pembayaran ke vendor
Level 1 - Semiskilled Understands Technical Specification & drawing.
Memahami spesifikasi dan gambar teknik
Level 1 - Semiskilled Understands vendor list and goods / service requested by user.
Memahami daftar vendor dan barang/jasa yang diminta oleh user
Level 1 - Semiskilled Understands how to operate SAP.
Memahami bagaimana menjalankan SAP
Level 1 - Semiskilled Understands type of term of payment and delivery of goods
Memahami tipe-tipe dari syarat-syarat pembayaran dan pengiriman barang
Level 1 - Semiskilled Understands export import procedure
Memahami prosedur ekspor dan impor
Level 1 - Semiskilled Understands purchasing system and procedure
Memahami sistem dan prosedur pembelian
1
1