Job Description
Job Title | Withdraw, Stock & Accept Clerk |
---|---|
Abbreviation | CLWSA |
Company | MCCI |
Department | Technical/FGM |
Division | Maintenance |
Section | Mechanical |
Unit | |
Position Level | Clerk |
Work Area | Plant |
Accountability | Mechanical Supervisor (Executor) |
Summary of Job Responsibility
The Warehouse Clerk has primary responsibility to execute in warehouse activity (delivery, shipment, receipts, issuance, storage, placement, protection of all material & equipment, maintain facilities) and program related warehouse program in are of charge. This position is responsible to implement and execute system operational procedure suitable plan and budget related warehouse. This position will support effectively and efficiency warehouse operational, practice in warehouse administration activity, develop and to implement warehouse process and procedure for project and procurement activity responsibility.
Clerk Warehouse mempunyai tanggung jawab utama untuk mengerjakan aktifitas (pengiriman, pengangkutan, penerimaan, penyimpanan, penempatan, perlindungan semua material dan perlengkapan, pemeliharaan fasilitas) terkait program warehouse dalam pekerjaannya. Posisi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengejakan prosedur sistem operasional sesuai rencana dan terkait dengan budget warehouse. Posisi ini akan mendukung operasi warehouse secara efektif dan efisien, melaksanakan aktifitas administrasi warehouse, bertanggung jawab mengembangkan dan melaksanakan proses dan prosedur warehouse untuk aktifitas proyek dan procurement.
Duties and Responsibilities
- Execute warehouse activities base on warehouse management system, in order suitable warehouse operational effective and efficiency and procurement policy.
- Maintain warehouse equipment and facilities which involves execution the shipment, receipt, storage and issuance of material and equipment, base on procurement planning, in order suitable plan of supply chain and effective warehouse operational.
- Execute and maintain inventory system control operational, base on SOP and warehouse information system existing (SAP), in order suitable procurement plan and warehouse data validation.
- Check and execute on variety, quality and desired stock levels of required stock item; execute items to be added or deleted from the inventory system, base on confer with warehouse officer, in order suitable effective and efficiency of warehouse facilities and warehouse management system.
- Execute the preparation and maintenance of document not limit to delivery manifest, stock pick tickets and credit memos for returned material to ensure accurate records of activities.
- Execute and check operational schedules for delivery, delivery routes as well as schedule of preventive maintenance on delivery truck fleet and equipment to ensure efficient operation facilities and equipment.
- Execute special task and schedule warehouse material inventories as required.
- Execute and make acceptance arrangement by conferring with the related section and or forwarder to get rid of miss delivery.
- Execute and prepare distribution of material, spare part and equipment to user or all section, base on material order data and supply chain plan, in order suitable effective supply chain management system and warehouse plan.
- Execute handling and placement of material from supplier, subcontractor or vendor, base on placement plan and material requirement, in order suitable SOP Quality Standard of warehouse and OHSAS management system.
- Updating data and information for monthly report to know the result of Warehouse job by SAP System.
- Prepare data and information for report important jobs to Assistant Manager or Section Manager timely.
- Execute the Acceptance Work such as: Storage or placement, distribute, supplier and vendor inspection, forwarder or material expenditure checking, physical inventory checking.
- Conduct safety in all activities such as hatto hiyari, kiken yochi, tool box meeting and job safety analysis and advise subcontractor in order to reach zero accident.
- Conduct 5S activity and advise subcontractor in order to keep good environment.
- Execute section safety organization and enhance safety activity according to section policy in order to achieve zero accident.
- Execute QSHE activity of section in order to achieve Quality, Environmental and Safety target of company (check and control the all procurement documents).
- Act as an effective team member in supporting quality, disciplines, decision and practice.
- Execute improve atmosphere and environment of work place by cooperating with related persons in order to create active, bright and discipline division.
- Maintain intimate communication with other section in order manage division activity smoothly.
- Practice of Corporate Compliance in work life and environmental
- Perform other tasks that are assigned by Group Leader or Supervisor.
- Melakukan aktivitas gudang berdasarkan sistem managemen gudang, sesuai dengan efektivitas dan effisiensi operasional gudang dan kebijakan procurement.
- Memelihara perlengkapan dan fasilitas gudang yang mencakup pelaksanaan pengiriman, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran dari bahan baku dan perlengkapan, berdasarkan perencanaan procurement, yang sesuai dengan rencana rangkaian persediaan dan operasional gudang yang efektif.
- Melaksanakan dan mengatur sistem kontrol operasional inventori, berdasarkan SOP dan sistem informasi warehouse yang telah ada (SAP), sesuai dengan perencanaan procurement dan validasi data warehouse.
- Memeriksa dan melaksanakan berbagai macam, kualitas, dan tingkat keinginan persediaan barang; melakukan penambahan atau pengurangan barang dari sistem inventori berdasarkan perundingan dengan warehouse officer, sesuai dengan fasilitas warehouse yang efektif dan efisien dan sistem managemen warehouse.
- Melaksanakan persiapan dan pengurusan dokumen yang tidak terbatas oleh delivery manifest, stock pick tickets dan credit memos bagi material yang dikembalikan untuk memastikan catatan aktivitas yang akurat.
- Melaksanakan dan memeriksa jadwal operasional untuk pengiriman, rute pengiriman sebagaimana jadwal pengurusan pencegahan pada armada pengiriman dan perlengkapan untuk memastikan fasilitas dan perlengkapan operasi yang efisien.
- Melaksanakan tugas dan jadwal inventori warehouse material spesial seperti yang dibutuhkan.
- Melaksanakan dan membuat perencanaan persetujuan dengan merundingkannya bersama seksi terkait dan atau forwarder untuk mencegah kesalahan pengiriman.
- Melaksanakan dan mempersiapkan distribusi material, spare part, dan perlengkapan untuk user atau seluruh seksi, berdasarkan data pemesanan material dan sistem managemen rangkaian persediaan dan rencana warehouse.
- Melakukan penanganan dan penempatan material dari supplier, subcontractor atau vendor, berdasarkan rencana penempatan dan keperluan material, sesuai dengan kualitas standar SOP dari warehouse dan sistem managemen OHSAS.
- Memperbaharui data dan informasi untuk laporan bulanan untuk mengetahui hasil tugas warehouse oleh sistem SAP.
- Mempersiapkan data dan informasi untuk laporan tugas penting kepada Assistant Manager atau Section Manager tepat pada waktunya.
- Melaksanakan Acceptance Work seperti: penyimpanan atau penempatan, distribusi, inspeksi supplier atau vendor, forwarder atau pemeriksaan pengeluaran material, pemeriksaan fisik inventori.
- Memimpin keselamatan dalam seluruh aktivitas seperti hatto hiyari, kiken yochi, tool box meeting dan analisis keselamatan kerja dan menyarankan subcontractor guna mencapai tingkat kecelakaan nol.
- Memimpin aktivitas 5S dan menyarankan subcontractor guna menjaga lingkungan yang baik.
- Melaksanakan organisasi keselamatan seksi dan meningkatkan aktivitas keselamatan menurut kebijakan seksi guna mencapai tingkat kecelakaan nol.
- Melaksanakan aktivitas QSHE di seksi guna mencapai target kualitas, lingkungan, dan keselamatan perusahaan (memeriksa dan mengontrol seluruh dokumen procurement).
- Bertindak sebagai anggota tim yang efektif dalam mendukung kualitas, disiplin, keputusan, dan praktek.
- Melaksanakan peningkatan atmosfer dan lingkungan kerja dengan bekerja sama dengan individu terkait guna menciptakan divisi yang aktif, bersinar, dan disiplin.
- Menjaga komunikasi yang akrab dengan seksi lain guna mengelola aktivitas divisi dengan lancar.
- Mempraktekkan Corporate Compliance dalam kehidupan kerja dan lingkungan.
- Melakukan tugas khusus yang diberikan oleh Group Leader atau Supervisor.
Competency Profile
Required Competency | RCL | ITJ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
General | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Information SeekingDescription
A desire to know more about things, people and/or issues (know how, know why). It implies going beyond the questions that are routine or required in the job. It may include's digging or pressing for exact information; resolution of discrepancies by asking a series of questions; or less-focused environmental for potential opportunities or miscellaneous information that may be of future use.
Keinginan untuk mengetahui lebih dalam mengenai hal-hal, orang-orang dan/atau isu-isu (mengetahui bagaimana, mengapa). Hal itu menyiratkan keinginan untuk bertanya lebih jauh dari hal-hal yang rutin atau diwajibkan dalam pekerjaan tersebut. Termasuk di antaranya adalah atau berupaya keras untuk memperoleh informasi yang tepat; mengatasi perbedaan dengan menanyakan serangkaian pertanyaan; atau mengamati hal-hal di luar lingkupnya untuk memperoleh potensi kesempatan atau informasi beragam yang mungkin berguna di masa depan. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
FlexibilityDescription
The ability and willingness to adapt to and work effectively within a variety of diverse situations, and with diverse individuals or groups. Flexibility entails understanding and appreciating different and opposing perspectives on an issue, adapting one's approach as situations change and accepting changes within one's own job or organization Kemampuan dan keinginan untuk beradaptasi dan bekerja secara efektif dalam bermacam-macam situasi, dan dengan beragam individu atau kelompok. Fleksibilitas memerlukan pemahaman dan apresiasi terhadap pandangan-pandangan yang berbeda dan bertentangan mengenai suatu isu, penyesuaian pendekatan seseorang saat situasi berubah dan penerimaan perubahan-perubahan dalam pekerjaannya sendiri atau organisasi. Behaviour Indicators
|
2 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Organization CommitmentDescription
The ability and willingness to align one’s own behavior with the needs, priorities and goals of the organization, and to promote organizational goals to meet organizational needs. It also includes performing in accordance to organizational decisions and behaving with integrity by working with responsibility, obey the rules, trustworthy, follow ethical value, and consistent among mind, words and action Kemampuan dan kesediaan untuk menyelaraskan perilaku diri dengan kebutuhan, prioritas dan tujuan organisasi, dan untuk mendukung tujuan organisasi dalam upaya memenuhi kebutuhan organisasi. Termasuk pula di dalamnya adalah bertindak sesuai dengan keputusan organisasi dan berperilaku dengan integritas yakni bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab, patuh pada peraturan, kejujuran, nilai-nilai etika serta konsisten antara pemikiran, perkataan maupun perbuatan. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Concern for QualityDescription
An underlying drive to reduce uncertainty in the working Quality (quality, safety, health, environment), process and system. It is expressed as monitoring and checking work or information, insisting on clarity of roles and functions
Suatu dorongan dasar untuk mengurangi ketidakpastian dalam Kualitas kerja (kualitas, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup), proses dan sistem. Hal ini diekspresikan dalam bentuk pengawasan dan pemeriksaan terhadap pekerjaan atau informasi, yang menegaskan kejelasan peran dan fungsi Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Result OrientationDescription
A concern for surpassing a standard of excellence. The standard may be one's own past performance (striving for improvement); an objective measure (achievement orientation); challenging goals that one has set; or even improving or surpassing what has already been done (continues improvement). Thus, a unique accomplishment also indicates a Result Orientation Perhatian untuk melampaui standar keunggulan. Standar tersebut mungkin merupakan kinerja masa lalunya (berjuang untuk perbaikan); ukuran tujuan (orientasi pencapaian); tujuan-tujuan menantang yang telah ditetapkan sebelumnya; atau bahkan merupakan perbaikan atau pelampauan yang telah dilakukan (perbaikan terus-menerus). Jadi, pencapaian yang unik juga mengindikasikan Result Orientation. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Team WorkDescription
Ability to work co-operatively and communicate effectively (reporting, coordinating, consulting, and discussing (ho-ren-so)) within diverse teams, work groups and across the organization to achieve group and organization goals. Kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dan berkomunikasi dengan efektif (melaporkan, mengkoordinasi, memberikan konsultasi, dan berdiskusi (ho-ren-so) dalam berbagai tim, kelompok kerja dan di seluruh bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan kelompok dan organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
InitiativeDescription
It involves identifying a problem, obstacle or opportunity and taking appropriate action to address current or future problems or opportunities. As such, initiative can be seen in the context of proactively doing things and not simply thinking about future actions. Formal strategic planning is not included in this competency
Termasuk di dalamnya adalah mengidentifikasi suatu masalah, halangan atau kesempatan dan mengambil tindakan yang dipandang perlu untuk menghadapi masalah atau kesempatan saat ini atau di masa mendatang. Inisiatif semacam itu dapat pula dilihat dalam konteks melakukan hal-hal secara proaktif dan tidak hanya berpikir tentang tindakan yang akan dilakukan. Perencanaan strategis formal tidak termasuk dalam kompetensi ini. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
InnovationDescription
An effort to improve performance by doing or promoting new things, such as introducing a previously unknown or untried solution or procedure to the specific area or organization Suatu upaya untuk meningkatkan kinerja dengan melakukan atau mempromosikan hal-hal baru, seperti memperkenalkan suatu solusi atau prosedur yang sebelumnya tidak pernah diketahui atau dicoba kepada area khusus atau organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
Managerial | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Warehouse ManagementDescription
Knowledge and ability of Warehousing Management in controlling Spare part Inventory, tools management and consumable in order to ensure availability and stock to support plant operation reliability
Pengetahuan dan kemampuan Manajemen Pergudangan dalam mengendalikan Inventaris Suku Cadang, manajemen alat dan bahan habis pakai untuk memastikan ketersediaan dan stok untuk mendukung keandalan operasi pabrik Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Material Knowledge & HandlingDescription
Knowledge and ability to identify and to handle (unloading technique, store and distribute) types of materials (spare parts and auxiliaries RM) as well as its consequences in accordance to QSHE.
Pengetahuan dan kemampuan untuk mengenali dan menangani (tehnik membongkar muatan, menyimpan dan distribusi material) jenis2 material (bahan baku dan RM pendukung) sesuai dengan QSHE. Behaviour Indicators
|
2 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Cost AnalysisDescription
Knowledge and ability to run cost analysis and decision on expenses related to activity on production optimization and efficiency
Pengetahuan dan kemampuan untuk melakukan analisa dan kebijakan pembiayaan terhadap biaya-biaya yang berkaitan dengan aktivitas produksi yang dapat berdampak pada optimasi dan effisiensi Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Purchasing ManagementDescription
Knowledge and ability to execute purchasing process, started from vendor/supplier selection, follow up until delivery (started of the job) in accordance with procurement procedure for goods and services effectively and efficiently.
Kemampuan dan pengetahuan melaksanakan proses pembelian, dimulai dari pemilihan suplier/penjual, menindak lanjutkan hingga pengiriman (mulai bekerja) sesuai dengan prosedur usaha untuk mendapatkan barang dan jasa secara efektif dan efisien Behaviour Indicators
|
1 |
1 |