Job Description
Job Title | Procurement Ass. Section Manager |
---|---|
Abbreviation | ASMPR |
Company | MCCI |
Department | Marketing & Procurement |
Division | Marketing & Procurement |
Section | Procurement |
Unit | |
Position Level | Ass. Section Manager |
Work Area | Plant |
Accountability | Procurement Section Manager |
Summary of Job Responsibility
The Procurement Assistant Manager has the primary responsibility to support supervision and execution implementation procurement management and program related to Purchasing and Warehouse management in company (all section). This position is responsible to make operational activity plan and program suitable budget related purchasing and ware house. The position will also evaluate and negotiate and place order all things suitable Standard Qualification and benefit of company. Support provides, practice, training and customer support function and manage people in area responsibility. This position will support the making of effectively and efficiency purchasing and warehouse operational, create improvement purchasing program and warehouse system, review and manage purchasing and warehouse process and procedure for area responsibility
Duties and Responsibilities
- Support make and manage strategic plan suitable procurement program and budget of field in its charge according SOP of budget control in order to carry out procurement & purchasing management, and warehouse activity surely & achieve it after approval of Section Manager.
- Execute and monitoring selection, evaluation and qualification activity of supplier and/or subcontractor by conferring with related section for suitable Standard Quality Assurance and benefit of our company.
- Monitor, select and find out supplier and/or subcontractor for quotation inquiry all things considered for company based on an approval of Procurement Section Manager.
- Make payment arrangement and plan based on each contract.
- Insure purchase and/or work all things considered for company by conferring with related section and Procurement Section Manager.
- Monitoring, control and evaluate standard document based on government and company rules for auditing and evaluation etc.
- Makes acceptance arrangement by conferring with the related section and or forwarder to get rid of miss delivery.
- Monitoring and controls the delivery date by confirmation to supplier and/ or forwarder, besides, expedites as the need arises to receive the goods as contract.
- Monitoring and control the purchase cost to reduce the expenses of our company by conferring with the related section and Procurement Section Manager.
- Make monthly report to know the result of Procurement job by SAP System.
- Support Section Manager in selling the scrap and company assets that were purchased by Procurement Section base on approval of Procurement Section Manager.
- Reports irregular or uncontrollable happening to Procurement Section Manager as soon as possible to keep the delivery date etc.
- Confers, proposes, persuades and/or guides the other section and/or division when the occasion demands regarding the important procurement management for suitable Standard Quality Assurance and benefit of company.
- Support make plan, monitor and evaluate target for procurement management activity of field in its charge by analyzing current condition of field in order to minimize total loss by Material, Packaging and Placement failure and achieve it after approval from Section Manager.
- Monitor and control supplier/ vendor evaluation activity by staff activity report and meeting.
- Cooperate with all section related procurement process in order to minimize total loss cause material and packaging failure.
- Manage costumer needs and information (internal or external company) related Purchasing and Warehouse by periodical meeting with customer, treatment of customer information/ complaint, customer satisfaction measurement.
- Supervise section safety organization and enhance safety activity according to section policy in order to achieve zero accident of section employee and supplier/ subcontractors.
- Supervise and control QSHE activity of section in order to achieve Quality, Environmental and safety target of company (check and control the all procurement documents).
- Play a fixed role on emergency according to factory’s integrated organization on emergency in order to take quick and suitable measures.
- Act as an effective leader or team member in supporting quality, disciplines, decision and practice.
- Supervisory responsibility including staff development by training, mentor and guide subordinate and subordinate’s Job to improve Procurement.
- Support Section Manager to improve atmosphere and environment of work place by cooperating with related persons in order to create active, bright and discipline division.
- Support Section Manager by intimate communication with other section in order to manage division activity smoothly.
- Support of company compliance socialization and implementation to subordinates base on compliance guide book, in order suitable the basic rule of company compliance policy.
- Support make report summary of section current condition and achieve of target to Section Manager by periodical report etc, and ask instruction and advise in order to match section policy to division policy.
- Perform special job assigned of Section Manager
- Mendukung pembuatan dan pengaturan rencana strategis sesuai dengan program dan anggaran procurement di lapangan dalam tanggung jawabnya berdasarkan SOP dari pengawasan anggaran untuk melaksanakan managemen procurement & pembelian, dan aktivitas gudang & mencapainya setelah mendapat persetujuan dari Section Manager.
- Melaksanakan dan mengawasi aktivitas seleksi, evaluasi, dan kualifikasi dari supplier dan/atau subcontractor dengan merundingkannya bersama seksi terkait terhadap Standard Quality Assurance yang sesuai dan keuntungan perusahaan.
- Memonitor, memilih, dan mencari tahu supplier dan/atau subcontractor bagi seluruh quotation inquiry yang menjadi pertimbangan untuk perusahaan berdasarkan persetujuan dari Procurement Section Manager.
- Membuat perencanaan pembayaran berdasarkan setiap kontrak.
- Memastikan pembelian dan/atau kerja seluruh barang yang menjadi pertimbangan perusahaan dengan merundingkannya bersama seksi terkait dan Procurement Section Manager.
- Memonitor, mengawasi, dan mengevaluasi dokumen standar berdasarkan aturan pemerintah dan perusahaan untuk pemeriksaan dan evaluasi, dsb.
- Membuat perencanaan persetujuan dengan berunding bersama seksi terkait dan/atau forwarder untuk mencegah kesalahan pengiriman.
- Memonitor dan mengontrol tanggal pengiriman dengan melakukan konfirmasi ke supplier dan/atau forwarder, selain, melancarkan kontrak saat kebutuhan untuk mendapatkan benda muncul.
- Memonitor dan mengontrol harga pembelian untuk mengurangi pengeluaran perusahaan dengan merundingkannya bersama seksi terkait dan Procurement Section Manager.
- Membuat laporan bulanan untuk mengetahui hasil kerja Procurement menurut sistem SAP.
- Mendukung Section Manager dalam penjualan sracp dan aset perusahaan yang telah dibeli oleh Procurement Section berdasarkan persetujuan dari Procurement Section Manager.
- Melaporkan hal-hal yang tidak biasa dan tidak terkontrol yang terjadi kepada Procurement Manager secepat mungkin untuk menjaga tanggal pengiriman, dsb.
- Memberi, mengusulkan, mengajak dan/atau menuntun seksi dan/atau divisi lain ketika terjadi permintaan berkenaan dengan managemen procurement yang penting bagi Standard Quality Assurance dan keuntungan perusahaan yang sesuai.
- Mendukung pembuatan rencana, mengawasi, dan mengevaluasi target bagi aktivitas managemen procurement di lapangan berdasarkan tanggung jawabnya dengan menganalisa kondisi saat ini di lapangan guna memperkecil total loss dari kegagalan bahan baku, pengemasan dan penempatan dan mencapainya setelah mendapat persetujuan dari Section Manager.
- Memonitor dan mengontrol evaluasi aktivitas supplier/vendor dengan menghitung laporan kegiatan dan rapat staff.
- Bekerja sama dengan seluruh seksi yang terkait dengan proses procurement guna memperkecil total loss karena kegagalan bahan baku dan pengemasan.
- Mengatur kebutuhan dan informasi pelanggan (internal atau eksternal perusahaan) terkait dengan Purchasing dan Warehouse dengan rapat secara periodik bersama pelanggan, perlakuan terhadap informasi/komplain pelanggan, pengukuran kepuasan pelanggan.
- Mengawasi organisasi keselamatan seksi dan meningkatkan aktivitas keselamatan sesuai dengan kebijakan seksi guna mencapai tingkat kecelakaan nol dari karyawan seksi dan supplier/subcontractors.
- Mengawasi dan mengontrol aktivitas QSHE dari seksi guna mencapai target kualitas, lingkungan, dan keamanan perusahaan (memeriksa dan mengawasi seluruh dokumen procurement).
- Memainkan peran yang tetap saat keadaan darurat sesuai dengan kesatuan organisasi pabrik saat keadaan darurat guna menerima perhitungan yang cepat dan sesuai.
- Bertindak sebagai pemimpin atau anggota tim yang efektif dalam mendukung kualitas, disiplin, keputusan, dan praktek.
- Bertanggung jawab sebagai pengawas termasuk pengembangan staff dengan pelatihan, mentor, dan memandu bawahan dan pekerjaan bawahan untuk meningkatkan procurement.
- Mendukung Section Manager untuk meningkatkan atmosfer dan lingkungan kerja dengan bekerja sama dengan individu terkait guna menciptakan divisi yang aktif, bersinar, dan disiplin.
- Mendukung Section Manager dengan komunikasi yang akrab dengan seksi lain guna mengelola aktivitas divisi dengan lancar.
- Mendukung sosialisasi company compliance dan pelaksanaannya kepada bawahan berdasarkan buku pedoman compliance, yang sesuai dengan peraturan dasar dari kebijakan compliance perusahaan.
- Mendukung pembuatan ringkasan laporan dari kondisi seksi saat ini dan mencapai target dari Section Manager dengan laporan periodik, dsb. dan menanyakan instruksi dan saran guna mencocokkan kebijakan seksi dengan kebijakan divisi.
- Melakukan tugas khusus yang diberikan oleh Section Manager
Competency Profile
Required Competency | RCL | ITJ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
General | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Organization CommitmentDescription
The ability and willingness to align one’s own behavior with the needs, priorities and goals of the organization, and to promote organizational goals to meet organizational needs. It also includes performing in accordance to organizational decisions and behaving with integrity by working with responsibility, obey the rules, trustworthy, follow ethical value, and consistent among mind, words and action Kemampuan dan kesediaan untuk menyelaraskan perilaku diri dengan kebutuhan, prioritas dan tujuan organisasi, dan untuk mendukung tujuan organisasi dalam upaya memenuhi kebutuhan organisasi. Termasuk pula di dalamnya adalah bertindak sesuai dengan keputusan organisasi dan berperilaku dengan integritas yakni bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab, patuh pada peraturan, kejujuran, nilai-nilai etika serta konsisten antara pemikiran, perkataan maupun perbuatan. Behaviour Indicators
|
3 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Result OrientationDescription
A concern for surpassing a standard of excellence. The standard may be one's own past performance (striving for improvement); an objective measure (achievement orientation); challenging goals that one has set; or even improving or surpassing what has already been done (continues improvement). Thus, a unique accomplishment also indicates a Result Orientation Perhatian untuk melampaui standar keunggulan. Standar tersebut mungkin merupakan kinerja masa lalunya (berjuang untuk perbaikan); ukuran tujuan (orientasi pencapaian); tujuan-tujuan menantang yang telah ditetapkan sebelumnya; atau bahkan merupakan perbaikan atau pelampauan yang telah dilakukan (perbaikan terus-menerus). Jadi, pencapaian yang unik juga mengindikasikan Result Orientation. Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Listening, Understanding, and RespondingDescription
A desire and ability to understand and respond effectively to stakeholders/related persons from diverse backgrounds. It includes the ability to understand accurately and respond effectively to both spoken and unspoken or partly expressed thoughts, feelings and concerns of others.
Keinginan dan kemampuan untuk memahami dan merespon stakeholder/orang terkait dari berbagai latar belakang yang bereda secara efektif. Termasuk kemampuan untuk memahami secara akurat dan merespon secara efektif perkataan dan bahasa tubuh atau sebagian ungkapan pemikiran, perasaan dan perhatian terhadap orang lain. Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Team WorkDescription
Ability to work co-operatively and communicate effectively (reporting, coordinating, consulting, and discussing (ho-ren-so)) within diverse teams, work groups and across the organization to achieve group and organization goals. Kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dan berkomunikasi dengan efektif (melaporkan, mengkoordinasi, memberikan konsultasi, dan berdiskusi (ho-ren-so) dalam berbagai tim, kelompok kerja dan di seluruh bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan kelompok dan organisasi. Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
InnovationDescription
An effort to improve performance by doing or promoting new things, such as introducing a previously unknown or untried solution or procedure to the specific area or organization Suatu upaya untuk meningkatkan kinerja dengan melakukan atau mempromosikan hal-hal baru, seperti memperkenalkan suatu solusi atau prosedur yang sebelumnya tidak pernah diketahui atau dicoba kepada area khusus atau organisasi. Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
AgilityDescription
The ability and willingness to anticipate and adapts to changes of future quickly and effectively. Agility needs understanding and appreciating different and opposing perspectives on an issue, adapting one’s approach as situations change and accepting changes within one’s own job or organization.
Kemampuan dan keinginan mengantisipasi dan beradaptasi terhadap perubahan yang akan datang secara cepat dan efektif. Agility memerlukan pemahaman dan apresiasi terhadap pandangan-pandangan yang berbeda dan bertentangan mengenai suatu isu, penyesuaian pendekatan seseorang saat situasi berubah dan penerimaan perubahan-perubahan dalam pekerjaannya sendiri atau organisasi. Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Managerial | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
LeadershipDescription
A desire to lead others, including diverse teams. Leadership is generally, but not always, demonstrated from a position of formal authority. The 'team' here should be understood broadly as any group with which the person interacts regularly Suatu keinginan untuk memimpin orang lain, termasuk tim-tim yang berbeda. Kepemimpinan pada umumnya, meskipun tidak selalu, ditunjukkan dari suatu posisi yang memiliki kewenangan resmi. 'Tim' di sini harus dipahami secara luas sebagai kelompok apa saja yang dengannya orang tersebut berinteraksi secara teratur Behaviour Indicators
|
3 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Developing OthersDescription
A genuine intent to foster the long term learning or development of others through coaching, managing performance and mentoring. Its focus is in on developmental intent and effect rather than on a formal role of training. For this competency to be considered, the individual's actions should be driven by a genuine desire to develop others, rather than by a need to transfer adequate skills to complete tasks Suatu keinginan tulus untuk memperkokoh pembelajaran atau pengembangan jangka panjang dari orang lain lewat coaching, pengelolaan kinerja dan mentoring. Fokusnya adalah pada kesungguhan dan efek pengembangan ketimbang pada peran pelatihan formal. Agar kompetensi ini dipertimbangkan, tindakan individu harus didorong oleh hasrat yang tulus untuk mengembangkan orang lain ketimbang oleh suatu kebutuhan untuk mentransfer keterampilan yang memadai untuk menyelesaikan tugas Behaviour Indicators
|
3 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Strategic OrientationDescription
Ability to link long-range visions and concepts to daily work, ranging from a simple understanding to a sophisticated awareness of the impact of the world at large on strategies and on choices
Kemampuan untuk menghubungkan visi dan konsep jangka panjang dengan kerja harian, mulai dari suatu pemahaman sederhana hingga suatu kesadaran yang tinggi akan dampaknya terhadap dunia pada umumnya dalam hal strategi dan pilihan Behaviour Indicators
|
2 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Planning Organizing & ControllingDescription
It involves proactively planning, establishing priorities and allocating resources. It is expressed by developing and implementing increasingly complex plans. It also involves monitoring and adjusting work to accomplish goals and deliver to the organization's mandate.
Termasuk di dalamnya adalah secara proaktif merencanakan, menetapkan prioritas dan mengalokasikan sumber daya. Hal-hal tersebut ditunjukkan dengan mengembangkan dan melaksanakan rencana-rencana kompleks yang makin bertambah. Termasuk pula adalah mengawasi dan menyesuaikan pekerjaan untuk mencapai tujuan dan menyampaikan mandat organisasi. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
EmpowermentDescription
The ability to share responsibility with individuals and groups so that they have a deep sense of commitment and ownership. People who practice empowerment participate and contribute at high levels, are creative and innovative, take sound risks, are willing to be held accountable and demonstrate leadership. They also foster teamwork among employees, across government and with colleagues, and, as appropriate, facilitate the effective use of teams Kemampuan untuk membagi tanggung jawab dengan individu dan kelompok sehingga mereka mempunyai perasaan komitmen dan rasa memiliki yang mendalam. Mereka yang mempraktikkan empowerment, berperan serta dan berkontribusi pada tingkat yang tinggi, adalah orang-orang yang kreatif dan inovatif dan mengambil risiko yang masuk akal, bersedia dimintai pertanggungjawabannya dan menunjukkan sikap kepemimpinan. Mereka juga membantu perkembangan kerja tim di antara karyawan, dengan pemerintahan dan rekan-rekan kerja, dan, secara tepat, memfasilitasi pemanfaatan tim secara efektif. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Business AcumenDescription
The ability to understand the business implication of decisions and the ability to strive to improve organizational performance. It requires an awareness of business issues, processes and outcomes as they impact the client?s and the organizations business needs
Kemampuan untuk memahami implikasi bisnis dari keputusan-keputusan dan kemampuan untuk berjuang meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini membutuhkan kesadaran akan isu bisnis, proses dan hasil karena semuanya itu berpengaruh terhadap kebutuhan bisnis klien dan organisasi Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Cost AnalysisDescription
Knowledge and ability to run cost analysis and decision on expenses related to activity on production optimization and efficiency
Pengetahuan dan kemampuan untuk melakukan analisa dan kebijakan pembiayaan terhadap biaya-biaya yang berkaitan dengan aktivitas produksi yang dapat berdampak pada optimasi dan effisiensi Behaviour Indicators
|
3 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Purchasing ManagementDescription
Knowledge and ability to execute purchasing process, started from vendor/supplier selection, follow up until delivery (started of the job) in accordance with procurement procedure for goods and services effectively and efficiently.
Kemampuan dan pengetahuan melaksanakan proses pembelian, dimulai dari pemilihan suplier/penjual, menindak lanjutkan hingga pengiriman (mulai bekerja) sesuai dengan prosedur usaha untuk mendapatkan barang dan jasa secara efektif dan efisien Behaviour Indicators
|
3 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Negotiation TechniqueDescription
Knowledge and ability to interact and persuade third party in regard with selling and buying activities.
Kemampuan dan pengetahuan untuk berinteraksi dan mempersuasi pihak ketiga dalam hal aktivitas penjualan dan pembelian Behaviour Indicators
|
3 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Project ManagementDescription
Knowledge and ability to make initiating, planning, organizing, communication, monitoring a plan, organizing and control all resources to meet the plan/goal of project.
Pengetahuan dan kemampuan untuk melakukan inisiasi, perencanaan, pengorganisasian, komunikasi, pemantauan rencana, pengorganisasian dan pengendalian semua sumber daya untuk memenuhi rencana / tujuan proyek. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
LegalDescription
Knowledge and ability to understand legal matters in order to protect company from any loss that may happen as a consequences of a law action
Pengetahuan dan kemampuan bidang hukum untuk dapat melindungi perusahaan dari kerugian akibat suatu tindakan hukum. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Warehouse ManagementDescription
Knowledge and ability of Warehousing Management in controlling Spare part Inventory, tools management and consumable in order to ensure availability and stock to support plant operation reliability
Pengetahuan dan kemampuan Manajemen Pergudangan dalam mengendalikan Inventaris Suku Cadang, manajemen alat dan bahan habis pakai untuk memastikan ketersediaan dan stok untuk mendukung keandalan operasi pabrik Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Material Knowledge & HandlingDescription
Knowledge and ability to identify and to handle (unloading technique, store and distribute) types of materials (spare parts and auxiliaries RM) as well as its consequences in accordance to QSHE.
Pengetahuan dan kemampuan untuk mengenali dan menangani (tehnik membongkar muatan, menyimpan dan distribusi material) jenis2 material (bahan baku dan RM pendukung) sesuai dengan QSHE. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |