Job Description

Job Title Front Desk Administrator
Abbreviation FDA
Company MCCI
Department Administration & Compliance
Division Administration
Section General Affairs & CSR
Unit
Position Level Clerk
Work Area Office
Accountability

Position Structure

Summary of Job Responsibility

Be the face and first point of interaction of the company with guests, clients, and employees. Responsible for guest service, telephone call management, and basic administrative support for smooth office operations.

Duties and Responsibilities

No

Description

Frequency D/W/M/Y/P

 1

 Welcoming and serving guests who come in a friendly and professional manner

D

 2

 Answer and redirect incoming phone calls and deliver the necessary messages

D

3

 Receive and distribute incoming letters, packages, or documents

D

4

 Manage guest books (manual or digital) and record visit data

D

5

 Assist in the arrangement of meeting rooms and guest needs (drinking water, stationery, etc.)

D

6

Organize guests' schedules and provide the necessary initial information

D

7

Keeping the front office area neat and representative

D

8

Coordinate with relevant departments for the needs of guests/employees

D

9

Handle basic questions from guests or callers regarding the company

D

10

Performs other light administrative duties when required

P

Competency Profile

Required Competency RCL ITJ
General
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Ensure that any hazard is under control from being harmful against people, equipment and contaminated the environment.
Memastikan semua bahaya sudah dikontrol sehingga tidak mencelakai orang, peralatan dan mencemari lingkungan
Level 2 - Skilled Promotes positive image of the organization
Mendorong terciptanya citra positif organisasi
Level 2 - Skilled Able to manage and balance personal needs and corporate needs, but is willing to put organizational needs before one’s own such as willing to attend to contribute the time, effort, and ideas when any trouble happened at his/her working unit.
Mampu mengelola dan menyeimbangkan antara kebutuhan pribadi dan perusahaan, tetapi bersedia meletakkan kebutuhan organisasi di atas kebutuhan pribadinya, seperti bersedia hadir untuk memberikan waktu, tenaga dan pikirannya saat terjadi permasalahan di unit kerjanya
Level 2 - Skilled Makes choices and sets priorities to meet organization's needs and fit with the organizational mission.
Menetapkan pilihan dan menyusun prioritas untuk memenuhi kebutuhan organisasi serta mencocokkannya dengan misi organisasi
Level 2 - Skilled Supports proactively the organization’s vision, mission, values, and all working program such as Compliance, QSHE, resources saving and always implement it in daily activities
Proaktif mendukung visi, misi, nilai-nilai, dan semua kegiatan/program kerja organisasi, seperti Compliance, kegiatan K3, penghematan sumber daya dan selalu menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari.
Level 1 - Semiskilled Use company’s facilities, time and resources only for jobs needed.
Menggunakan fasilitas kerja, waktu dan sumber daya milik perusahaan hanya untuk kepentingan pekerjaan
Level 1 - Semiskilled Gentle to admit for any mistakes caused by own words and actions.
Berani mengakui kesalahan yang ditimbulkan oleh perkataan serta perbuatan diri sendiri.
Level 1 - Semiskilled Perform the task following the target of time, quality and approved budget
Melakukan pekerjaan sesuai dengan sasaran waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
Level 1 - Semiskilled Acts in accordance with Standards of Conduct (working hour, compliances manual, rules and regulations including safety regulation to prevent occupational accident.)
Bertindak sesuai dengan Standar Berperilaku (jam kerja, kepatuhan pada pedoman Compliance, aturan dan peraturan, termasuk peraturan keselamatan kerja untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja)
2
3
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Seek information to ensure the execution of work program or project meet expecting quality.
Mencari informasi untuk memastikan pelaksanaan program kerja atau proyek memenuhi kualitas yang diharapkan
Level 2 - Skilled Make working priority and monitor progress of work against milestones or deadline
Membuat prioritas kerja dan mengawasi kemajuan sebuah pekerjaan terhadap tahapan-tahapan pentingnya atau tenggat waktu
Level 2 - Skilled Make specific changes in the system or in own work methods to improve performance (e.g. does something better, faster, at lower cost and more efficiently; improve quality, customer satisfaction, morale) without setting any specific goal.
Membuat perubahan-perubahan yang khusus dalam sistem atau dalam metode kerjanya untuk meningkatkan kinerja (seperti melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat, lebih murah dan lebih efisien; meningkatkan kualitas, kepuasan pelanggan dan moral) tanpa menetapkan tujuan khusus apapun
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information to ensure quality of work
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima untuk menjamin kualitas kerja.
Level 1 - Semiskilled Focus on new or more precise ways (quality, time, cost, etc) to meet goals set by Superior
Fokus pada cara-cara yang baru atau yang lebih akurat (kualitas, waktu, biaya, dll) untuk memenuhi tujuan-tujuan yang ditetapkan oleh atasan
Level 1 - Semiskilled Shows outcomes against a standard of excellence
Menunjukkan hasil yang melampaui standar keunggulan
Level 1 - Semiskilled Express awareness at waste or inefficiency (abnormality, cost, materials, time etc)
Mengekspresikan kesadaran akan sesuatu yang terbuang percuma atau tidak efisien (ketidakwajaran/abnormalitas, biaya, materi, waktu, dll.)
Level 1 - Semiskilled Tries to do the job well, right, and swiftly to achieve target that has been set by organization
Mencoba melakukan pekerjaannya dengan baik, benar dan cepat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi
2
3
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Gather information to check understanding before drawing conclusions and give appropriate responses.
Mengumpulkan informasi untuk lebih memahami sebelum membuat suatu kesimpulan dan memberikan respon yang tepat.
Level 2 - Skilled Understanding body language and other non-verbal cues and give an appropriate response.
Mengerti bahasa tubuh, mimik dan tanda-tanda non-verbal lainnya, dan memberikan respon yang sesuai (waktu, kualitas, dll)
Level 1 - Semiskilled Open and active to give and receive change ideas and improvement
Terbuka dan aktif dalam memberi dan menerima ide perubahan serta perbaikan
Level 1 - Semiskilled Share the latest information to related parties following the level and authority and always talk and act in accordance with fact.
Membagi informasi terkini kepada pihak terkait sesuai jenjang dan kewenangan serta senantiasa berbicara dan bertindak sesuai dengan fakta.
Level 1 - Semiskilled Respect to expressed ideas, suggestions and criticisms.
Menghargai individu ketika menyampaikan ide, saran dan kritik
Level 1 - Semiskilled Asks questions to clarify what is expressed.
Menanyakan untuk mendapatkan kejelasan dari apa yang diungkapkan.
Level 1 - Semiskilled Understands what people say and respond accordingly
Memahami apa yang orang katakan dan memberikan respon yang sesuai dengan apa yang diharapkan (waktu, kualitas, dll).
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Facilitates discussion (eq. provide schedule, superior approval, follow up and accommodate idea)
Memfasilitasi diskusi (seperti mempersiapkan jadwal, persetujuan dari atasan, menindaklanjuti dan mengakomodasi gagasan)
Level 2 - Skilled Shows respect for other’s intelligence by encourage to express opinions.
Menunjukkan rasa hormat/respek atas kepandaian orang lain dengan mendorongnya untuk menyampaikan pendapat
Level 2 - Skilled Discuss all problems occurs to get the best solutions
Mendiskusikan seluruh masalah yang terjadi untuk memperoleh hasil terbaik
Level 2 - Skilled Expresses positive expectations of others in terms of their abilities, expected contribution, etc. ; speak of team members in positive terms
Mengungkapkan harapan positif orang lain terkait dengan kemampuan mereka, kontribusi yang diharapkan, dll.; berbicara mengenai anggota tim dalam artian yang positif
Level 1 - Semiskilled Always shows empathy and support/assist when colleague facing difficult situation
Senantiasa menunjukkan sikap empati dan mendukung / membantu ketika rekan mengalami kesulitan
Level 1 - Semiskilled Genuinely values others input and expertise, is willing to learn from others
Secara tulus menghargai masukan dan keahlian orang lain, berkeinginan belajar dari orang lain
Level 1 - Semiskilled As a member of a team, keeps other team members informed and up to date about the group process, individual actions, or influencing events; share all relevant or useful information
Sebagai seorang anggota tim, menjaga anggota tim lainnya mendapatkan informasi dan perkembangan mengenai proses kelompok, aksi individu atau peristiwa-peristiwa yang mempengaruhinya; membagi semua informasi yang relevan dan berguna
Level 1 - Semiskilled Participates actively as a ‘good team player’, does his/her share of the work and support task of teams
Berperan serta secara aktif sebagai seorang ‘pemain tim yang baik’, melakukan bagian dari pekerjaannya dan mendukung tugas tim
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Focus on solution whenever faced with issues and challenges in the working place.
Fokus pada solusi ketika menghadapi isu dan tantangan di dalam pekerjaan
Level 2 - Skilled Anticipate and prepare solutions towards opportunities and future situations.
Mengantisipasi dan menyiapkan solusi atas peluang dan situasi yang akan terjadi di masa yang akan datang
Level 2 - Skilled Always identify current strengths and weaknesses to search opportunities to be better.
Senantiasa mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan saat ini untuk menemukan peluang menjadi lebih baik
Level 2 - Skilled Understands policies and can work within them to meet work group, team, or individual goals.
Memahami kebijakan-kebijakan dan dapat bekerja di bawah kebijakan-kebijakan tersebut untuk memenuhi tujuan-tujuan kelompok kerja, tim atau individu
Level 2 - Skilled Works creatively within standard procedures to fit a specific situation.
Bekerja secara kreatif dalam prosedur-prosedur standar untuk mencocokkan dengan situasi tertentu
Level 1 - Semiskilled Try to quickly adapt to any changes
Berusaha untuk cepat beradaptasi dengan perubahan
Level 1 - Semiskilled Steps into co-workers tasks when needed or required.
Turut terlibat dalam tugas-tugas rekan kerja saat dibutuhkan atau diharuskan
Level 1 - Semiskilled Acknowledges that people are entitled to their opinions and accepts that they are different.
Mengakui bahwa orang berhak atas pendapat-pendapat mereka dan menerima bahwa mereka berbeda
Level 1 - Semiskilled Acepts that other people’s points of view are reasonable or valid.
Menerima bahwa titik pandang orang lain masuk akal atau dapat valid
2
3
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Conscious to do changes for improvement
Bersemangat melakukan perubahan untuk perbaikan
Level 1 - Semiskilled Conduct continuous improvement to increase products and services
Melakukan perbaikan berkala dan berkelanjutan untuk peningkatan produk dan jasa pelayanan
Level 1 - Semiskilled Creative in proposing new ideas or doing something new and different within the job area which affects the efficiency and job improvement.
Kreatif menciptakan gagasan baru atau melakukan sesuatu yang baru dan berbeda di dalam area kerja yang berpengaruh pada efisiensi dan perbaikan cara kerja.
1
2
Managerial
Specific
technical
Behaviour Indicators
Level 3 - Very Skilled Able to create guidance, procedure, and form for managing office facility and equipment.
Mampu menciptaka pedoman, prosedur, dan formulir untuk mengelola fasilitas dan peralatan kantor.
Level 3 - Very Skilled Able to create procedure of scheduling and arrangement
Mampu menciptakan prosedur penjadwalan dan pengaturan
Level 3 - Very Skilled Able to analysis effective flow process of scheduling and arrangement.
Mampu menganalisa alur efektif proses penjadwalan dan pengaturan.
Level 3 - Very Skilled Able to do correspondence in special occasion.
Mampu melakukan korespondensi pada kesempatan khusus.
Level 3 - Very Skilled Able to create guidance and template of correspondence
Mampu menciptakan pedoman dan template korespondensi.
Level 3 - Very Skilled Able to create filing procedure.
Mampu menciptakan prosedur pengarsipan.
Level 3 - Very Skilled Able to create filing system.
Mampu menciptakan sistem pengarsipan.
Level 3 - Very Skilled Able to analysis the need of filing system in organization
Mampu menganalisa kebutuhan sistem pengarsipan dalam organisasi.
Level 2 - Skilled Able to do any task related with office facility and equipment management without supervision.
Mampu melakukan tugas apapun terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in office facility and equipment to be managed.
Pemahaman menyeluruh fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 2 - Skilled Able to do routine scheduling and arrangement without supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Able to do any type of correspondence (as organization needed).
Mampu melakukan tipe korespondensi apapun (yang diperlukan organisasi).
Level 2 - Skilled Comprehend understanding in type of correspondence
Memahami pengertian tipe korespondensi
Level 2 - Skilled Able to Filing document without supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in filing system concept including numbering system.
Pemahaman menyeluruh dalam konsep sistem pengarsipan termasuk sistem penomoran.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple task related with office facility and equipment management with supervision
Mampu melakukan tugas sederhana terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand procedure for office facility and equipment management
Memahami prosedur untuk pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor.
Level 1 - Semiskilled Understand office facility and equipment to be managed
Memahami fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 1 - Semiskilled Able to do routine scheduling and arrangement with supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand scheduling and arrangement procedure
Memahami prosedur penjadwalan dan pengaturan.
Level 1 - Semiskilled Understand the need of scheduling and arrangement in organization
Memahami kebutuhan penjadwalan dan pengaturan dalam organisasi.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple correspondence (routine correspondence) with existing template.
Mampu melakukan korespondensi sederhana (korespondensi rutin) dengan template yang ada
Level 1 - Semiskilled Understand type of correspondence.
Memahami tipe korespondensi.
Level 1 - Semiskilled Able to filing document under supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen dibawah pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand filing procedure.
Memahami prosedur pengarsipan.
Level 1 - Semiskilled Understand in filing system concept.
Memahami konsep sistem pengarsipan
3
3
technical
Behaviour Indicators
Level 3 - Very Skilled Able to counter any negative news and make clarification if any news has an impact to company image
Mampu melakukan counter news atau klarifikasi terhadap pemberitaan yang mempengaruhi image perusahaan
Level 3 - Very Skilled Able to communicate company policy to stakeholders
Mampu mengkomunikasikan kebijakan perusahaan pada stakeholders
Level 3 - Very Skilled Comprehend understanding on media relation.
Memahami Media relation secara komprehensif
Level 2 - Skilled Able to process data / information to become a news references.
Mampu mengolah data / informasi untuk dijadikan bahan penulisan berita
Level 2 - Skilled Able to build relation with government and non-government institution and regional mass media.
Mampu menjalin hubungan dengan instansi/lembaga pemerintahan/non pemerintahan serta media masa regional
Level 2 - Skilled Understand on communication psychology.
Memahami psikologi komunikasi
Level 1 - Semiskilled Able to handle external information and data as well as internal
Mampu menangani informasi dan data secara eksternal dan internal
Level 1 - Semiskilled Able to arrange event with mass media.
Mampu mengatur acara dengan media massa
Level 1 - Semiskilled Understand on communication technique.
Memahami Teknik komunikasi
3
2
technical
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Understands internal procedure of permit and certification and or tracking and monitoring QSHE-En Law and Regulation
Memahami prosedur internal perizinan dan sertifikasi dan atau melacak dan memantau QSHE-En Hukum and Regulasi.
Level 2 - Skilled Understand on permission agreement comprehensively to find opportunity to simplify process.
Memahami perjanjian izin secara komprehensif untuk menemukan peluang untuk menyederhanakan proses.
Level 2 - Skilled Able to recognize company activity and plant equipment that need permit and certification. Also, able to manage the implementation of permit and certification process and or monitoring QSHE-En Law and Regulation.
Mampu mengenali aktivitas perusahaan dan peralatan pabrik yang membutuhkan izin dan sertifikasi. Juga, mampu mengelola pelaksanaan izin dan proses sertifikasi dan atau memantau QSHE-En Hukum and Regulasi.
Level 2 - Skilled Able to establish system of Formalities and able to identify the chances to make easier the process of permit and certification.
Mampu membangun sistem Formalitas dan mampu mengidentifikasi peluang untuk mempermudah proses perizinan dan sertifikasi.
Level 1 - Semiskilled Able to make description of good permit.
Mampu membuat deskripsi izin yang baik.
Level 1 - Semiskilled Understands the filing system and able to find necessity document of permit and certification
Memahami sistem pengarsipan dan dapat menemukan dokumen keperluan izin dan sertifikasi
Level 1 - Semiskilled Understands the filing system and able to find necessity document of permit and certification and or tracking and monitoring QSHE-En Law and Regulation
Memahami sistem pengarsipan dan dapat menemukan dokumen keperluan izin dan sertifikasi dan atau melacak dan memantau QSHE-En Hukum dan Regulasi
Level 1 - Semiskilled Understands internal procedure of permit and certification and or tracking and monitoring QSHE-En Law and Regulation.
Memahami prosedur internal perizinan dan sertifikasi dan atau melacak dan memantau QSHE-En Hukum and Regulation.
2
2