Job Description

Job Title Reliability Sr.Clerk
Abbreviation RLTSCLK
Company MCCI
Department Technical/FGM
Division Maintenance
Section Reliability
Unit
Position Level Senior Clerk
Work Area Plant
Accountability

Position Structure

Summary of Job Responsibility

Duties and Responsibilities

Competency Profile

Required Competency RCL ITJ
General
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Ensure that any hazard is under control from being harmful against people, equipment and contaminated the environment.
Memastikan semua bahaya sudah dikontrol sehingga tidak mencelakai orang, peralatan dan mencemari lingkungan
Level 2 - Skilled Promotes positive image of the organization
Mendorong terciptanya citra positif organisasi
Level 2 - Skilled Able to manage and balance personal needs and corporate needs, but is willing to put organizational needs before one’s own such as willing to attend to contribute the time, effort, and ideas when any trouble happened at his/her working unit.
Mampu mengelola dan menyeimbangkan antara kebutuhan pribadi dan perusahaan, tetapi bersedia meletakkan kebutuhan organisasi di atas kebutuhan pribadinya, seperti bersedia hadir untuk memberikan waktu, tenaga dan pikirannya saat terjadi permasalahan di unit kerjanya
Level 2 - Skilled Makes choices and sets priorities to meet organization's needs and fit with the organizational mission.
Menetapkan pilihan dan menyusun prioritas untuk memenuhi kebutuhan organisasi serta mencocokkannya dengan misi organisasi
Level 2 - Skilled Supports proactively the organization’s vision, mission, values, and all working program such as Compliance, QSHE, resources saving and always implement it in daily activities
Proaktif mendukung visi, misi, nilai-nilai, dan semua kegiatan/program kerja organisasi, seperti Compliance, kegiatan K3, penghematan sumber daya dan selalu menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari.
Level 1 - Semiskilled Use company’s facilities, time and resources only for jobs needed.
Menggunakan fasilitas kerja, waktu dan sumber daya milik perusahaan hanya untuk kepentingan pekerjaan
Level 1 - Semiskilled Gentle to admit for any mistakes caused by own words and actions.
Berani mengakui kesalahan yang ditimbulkan oleh perkataan serta perbuatan diri sendiri.
Level 1 - Semiskilled Perform the task following the target of time, quality and approved budget
Melakukan pekerjaan sesuai dengan sasaran waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
Level 1 - Semiskilled Acts in accordance with Standards of Conduct (working hour, compliances manual, rules and regulations including safety regulation to prevent occupational accident.)
Bertindak sesuai dengan Standar Berperilaku (jam kerja, kepatuhan pada pedoman Compliance, aturan dan peraturan, termasuk peraturan keselamatan kerja untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja)
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Seek information to ensure the execution of work program or project meet expecting quality.
Mencari informasi untuk memastikan pelaksanaan program kerja atau proyek memenuhi kualitas yang diharapkan
Level 2 - Skilled Make working priority and monitor progress of work against milestones or deadline
Membuat prioritas kerja dan mengawasi kemajuan sebuah pekerjaan terhadap tahapan-tahapan pentingnya atau tenggat waktu
Level 2 - Skilled Make specific changes in the system or in own work methods to improve performance (e.g. does something better, faster, at lower cost and more efficiently; improve quality, customer satisfaction, morale) without setting any specific goal.
Membuat perubahan-perubahan yang khusus dalam sistem atau dalam metode kerjanya untuk meningkatkan kinerja (seperti melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat, lebih murah dan lebih efisien; meningkatkan kualitas, kepuasan pelanggan dan moral) tanpa menetapkan tujuan khusus apapun
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information to ensure quality of work
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima untuk menjamin kualitas kerja.
Level 1 - Semiskilled Focus on new or more precise ways (quality, time, cost, etc) to meet goals set by Superior
Fokus pada cara-cara yang baru atau yang lebih akurat (kualitas, waktu, biaya, dll) untuk memenuhi tujuan-tujuan yang ditetapkan oleh atasan
Level 1 - Semiskilled Shows outcomes against a standard of excellence
Menunjukkan hasil yang melampaui standar keunggulan
Level 1 - Semiskilled Express awareness at waste or inefficiency (abnormality, cost, materials, time etc)
Mengekspresikan kesadaran akan sesuatu yang terbuang percuma atau tidak efisien (ketidakwajaran/abnormalitas, biaya, materi, waktu, dll.)
Level 1 - Semiskilled Tries to do the job well, right, and swiftly to achieve target that has been set by organization
Mencoba melakukan pekerjaannya dengan baik, benar dan cepat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Gather information to check understanding before drawing conclusions and give appropriate responses.
Mengumpulkan informasi untuk lebih memahami sebelum membuat suatu kesimpulan dan memberikan respon yang tepat.
Level 2 - Skilled Understanding body language and other non-verbal cues and give an appropriate response.
Mengerti bahasa tubuh, mimik dan tanda-tanda non-verbal lainnya, dan memberikan respon yang sesuai (waktu, kualitas, dll)
Level 1 - Semiskilled Open and active to give and receive change ideas and improvement
Terbuka dan aktif dalam memberi dan menerima ide perubahan serta perbaikan
Level 1 - Semiskilled Share the latest information to related parties following the level and authority and always talk and act in accordance with fact.
Membagi informasi terkini kepada pihak terkait sesuai jenjang dan kewenangan serta senantiasa berbicara dan bertindak sesuai dengan fakta.
Level 1 - Semiskilled Respect to expressed ideas, suggestions and criticisms.
Menghargai individu ketika menyampaikan ide, saran dan kritik
Level 1 - Semiskilled Asks questions to clarify what is expressed.
Menanyakan untuk mendapatkan kejelasan dari apa yang diungkapkan.
Level 1 - Semiskilled Understands what people say and respond accordingly
Memahami apa yang orang katakan dan memberikan respon yang sesuai dengan apa yang diharapkan (waktu, kualitas, dll).
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Facilitates discussion (eq. provide schedule, superior approval, follow up and accommodate idea)
Memfasilitasi diskusi (seperti mempersiapkan jadwal, persetujuan dari atasan, menindaklanjuti dan mengakomodasi gagasan)
Level 2 - Skilled Shows respect for other’s intelligence by encourage to express opinions.
Menunjukkan rasa hormat/respek atas kepandaian orang lain dengan mendorongnya untuk menyampaikan pendapat
Level 2 - Skilled Discuss all problems occurs to get the best solutions
Mendiskusikan seluruh masalah yang terjadi untuk memperoleh hasil terbaik
Level 2 - Skilled Expresses positive expectations of others in terms of their abilities, expected contribution, etc. ; speak of team members in positive terms
Mengungkapkan harapan positif orang lain terkait dengan kemampuan mereka, kontribusi yang diharapkan, dll.; berbicara mengenai anggota tim dalam artian yang positif
Level 1 - Semiskilled Always shows empathy and support/assist when colleague facing difficult situation
Senantiasa menunjukkan sikap empati dan mendukung / membantu ketika rekan mengalami kesulitan
Level 1 - Semiskilled Genuinely values others input and expertise, is willing to learn from others
Secara tulus menghargai masukan dan keahlian orang lain, berkeinginan belajar dari orang lain
Level 1 - Semiskilled As a member of a team, keeps other team members informed and up to date about the group process, individual actions, or influencing events; share all relevant or useful information
Sebagai seorang anggota tim, menjaga anggota tim lainnya mendapatkan informasi dan perkembangan mengenai proses kelompok, aksi individu atau peristiwa-peristiwa yang mempengaruhinya; membagi semua informasi yang relevan dan berguna
Level 1 - Semiskilled Participates actively as a ‘good team player’, does his/her share of the work and support task of teams
Berperan serta secara aktif sebagai seorang ‘pemain tim yang baik’, melakukan bagian dari pekerjaannya dan mendukung tugas tim
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Conscious to do changes for improvement
Bersemangat melakukan perubahan untuk perbaikan
Level 1 - Semiskilled Conduct continuous improvement to increase products and services
Melakukan perbaikan berkala dan berkelanjutan untuk peningkatan produk dan jasa pelayanan
Level 1 - Semiskilled Creative in proposing new ideas or doing something new and different within the job area which affects the efficiency and job improvement.
Kreatif menciptakan gagasan baru atau melakukan sesuatu yang baru dan berbeda di dalam area kerja yang berpengaruh pada efisiensi dan perbaikan cara kerja.
1
2
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Try to quickly adapt to any changes
Berusaha untuk cepat beradaptasi dengan perubahan
Level 1 - Semiskilled Steps into co-workers tasks when needed or required.
Turut terlibat dalam tugas-tugas rekan kerja saat dibutuhkan atau diharuskan
Level 1 - Semiskilled Acknowledges that people are entitled to their opinions and accepts that they are different.
Mengakui bahwa orang berhak atas pendapat-pendapat mereka dan menerima bahwa mereka berbeda
Level 1 - Semiskilled Acepts that other people’s points of view are reasonable or valid.
Menerima bahwa titik pandang orang lain masuk akal atau dapat valid
1
1
Managerial
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Resolves internal team's conflict
Menyelesaikan konflik internal tim
Level 1 - Semiskilled Promotes team morale and productivity
Meningkatkan moral dan produktivitas tim
Level 1 - Semiskilled Lets people affected by a decision know what's happening, even if they are not required to share such information
Memastikan mereka yang terdampak oleh suatu keputusan mengetahui apa yang sedang terjadi, bahkan ketika mereka tidak diharuskan berbagi informasi semacam itu
Level 1 - Semiskilled Makes sure team member has all the necessary information due to decision which is taken
Menjamin bahwa anggota tim memiliki semua informasi yang dibutuhkan terkait dengan keputusan yang diambil
Level 1 - Semiskilled Manage meeting well; states agendas and objectives, control time, makes assignments, etc.
Mengelola pertemuan dengan baik; menetapkan agenda dan tujuan, mengontrol waktu, membuat penugasan, dll.
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Schedules regular feedback opportunities
Menjadwalkan kesempatan umpan balik yang rutin
Level 1 - Semiskilled Believes others want to and can learn or improve their performance
Meyakini bahwa orang lain ingin dan dapat belajar atau meningkatkan kinerja mereka
Level 1 - Semiskilled Makes positive comments' regarding others' developmental futures: current and expected future abilities and/or potential to learn even in "difficult"cases
Mengeluarkan komentar positif terkait dengan pengembangan orang lain di masa depan: kemampuan yang dimiliki sekarang dan yang diharapkan dimiliki di masa depan dan/atau potensi untuk belajar bahkan dalam kasus-kasus yang "sulit"
Level 1 - Semiskilled Asks questions, discusses or clarifies in order to verify that others have understood explanations or directions.
Mengajukan pertanyaan, mendiskusikan atau mengklarifikasi dalam upaya membuktikan bahwa orang lain telah memahami penjelasan atau arahan yang diberikan
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Prioritizes work in alignment with business goals, acts in accordance with organization's strategies, objectives and target
Memprioritaskan pekerjaan sejajar (sejalan) dengan tujuan bisnis, bertindak sesuai dengan strategi, tujuan dan target organisasi
Level 1 - Semiskilled Able to analyze and comprehends organizational goals and strategies developed by others
Mampu menganalisa dan memahami tujuan dan strategi organisasi yang dikembangkan oleh orang lain
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Recognizes problems and keeps related people informed
Mengenali masalah dan menjaga agar orang-orang terkait menerima informasi
Level 1 - Semiskilled Keeps appropriate people informed on progress of tasks/projects.
Menjaga agar orang-orang yang tepat menerima informasi mengenai kemajuan dari tugas/proyek
Level 1 - Semiskilled Develops work plans considering the work groups objectives, responsibilities, accountabilities, timelines and resources.
Mengembangkan rencana kerja dengan mempertimbangkan tujuan, tanggung jawab, akuntabilitas, kerangka waktu dan sumber daya kelompok kerja
Level 1 - Semiskilled Efficiently uses resources (material, budget, manpower, etc.) and completes tasks/projects on time through the routine planning of own work and organization of resources.
Menggunakan sumber daya secara efisien (materi, anggaran, tenaga kerja, dll.) dan menyelesaikan tugas/proyek tepat pada waktunya lewat perencanaan rutin dari pekerjaannya sendiri dan pengorganisasian sumber daya
1
2
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Gives routine tasks to employees; demonstrates trust in employees' ability to accomplish tasks to acceptable levels of performance, and assigns appropriate resources to employees
Memberikan tugas-tugas rutin kepada karyawan; menunjukkan kepercayaan akan kemampuan karyawan untuk menyelesaikan tugas ke tingkat kinerja yang dapat diterima dan memberikan sumber daya yang tepat untuk karyawan
Level 1 - Semiskilled Trust their judgment and that they know what they are doing
Mempercayai penilaian mereka bahwa mereka tahu apa yang sedang mereka kerjakan
Level 1 - Semiskilled Express positive expectations of others, speaks of team members in positive terms
Mengungkapkan harapan positif dari orang lain, berbicara tentang anggota tim secara positif
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Acts in accordance with established organization objectives or goals.
Bertindak sesuai dengan tujuan atau rencana organisasi yang telah ditetapkan
Level 1 - Semiskilled Understands practical business functions in the organizational environment and incorporates them into decision making
Memahami fungsi-fungsi bisnis praktis dalam lingkungan organisasi dan menghubungkannya dengan pembuatan keputusan
1
1
Specific
technical
Behaviour Indicators
Level 4 - Expert Able to improve guidance, procedure, and form for managing office facility and equipment more effectively
Mampu meningkatkan pedoman, prosedur, dan formulir untuk mengelola fasilitas dan peralatan kantor secara lebih efektif.
Level 4 - Expert Able to establish policy for managing office facility and equipment
Mampu menetapkan kebijakan untuk pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor.
Level 4 - Expert Able to establish policy for scheduling and arrangement.
Mampu menetapkan kebijakan untuk penjadwalan dan pengaturan.
Level 4 - Expert Able to improve guidance and template for more effective correspondence.
Mampu meningkatkan pedoman dan template untuk korespondensi yang lebih efektif.
Level 4 - Expert Able to improve exisitng filing system.
Mampu meningkatkan sistem pengarsipan yang ada
Level 3 - Very Skilled Able to create guidance, procedure, and form for managing office facility and equipment.
Mampu menciptaka pedoman, prosedur, dan formulir untuk mengelola fasilitas dan peralatan kantor.
Level 3 - Very Skilled Able to create procedure of scheduling and arrangement
Mampu menciptakan prosedur penjadwalan dan pengaturan
Level 3 - Very Skilled Able to analysis effective flow process of scheduling and arrangement.
Mampu menganalisa alur efektif proses penjadwalan dan pengaturan.
Level 3 - Very Skilled Able to do correspondence in special occasion.
Mampu melakukan korespondensi pada kesempatan khusus.
Level 3 - Very Skilled Able to create guidance and template of correspondence
Mampu menciptakan pedoman dan template korespondensi.
Level 3 - Very Skilled Able to create filing procedure.
Mampu menciptakan prosedur pengarsipan.
Level 3 - Very Skilled Able to create filing system.
Mampu menciptakan sistem pengarsipan.
Level 3 - Very Skilled Able to analysis the need of filing system in organization
Mampu menganalisa kebutuhan sistem pengarsipan dalam organisasi.
Level 2 - Skilled Able to do any task related with office facility and equipment management without supervision.
Mampu melakukan tugas apapun terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in office facility and equipment to be managed.
Pemahaman menyeluruh fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 2 - Skilled Able to do routine scheduling and arrangement without supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Able to do any type of correspondence (as organization needed).
Mampu melakukan tipe korespondensi apapun (yang diperlukan organisasi).
Level 2 - Skilled Comprehend understanding in type of correspondence
Memahami pengertian tipe korespondensi
Level 2 - Skilled Able to Filing document without supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in filing system concept including numbering system.
Pemahaman menyeluruh dalam konsep sistem pengarsipan termasuk sistem penomoran.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple task related with office facility and equipment management with supervision
Mampu melakukan tugas sederhana terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand procedure for office facility and equipment management
Memahami prosedur untuk pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor.
Level 1 - Semiskilled Understand office facility and equipment to be managed
Memahami fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 1 - Semiskilled Able to do routine scheduling and arrangement with supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand scheduling and arrangement procedure
Memahami prosedur penjadwalan dan pengaturan.
Level 1 - Semiskilled Understand the need of scheduling and arrangement in organization
Memahami kebutuhan penjadwalan dan pengaturan dalam organisasi.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple correspondence (routine correspondence) with existing template.
Mampu melakukan korespondensi sederhana (korespondensi rutin) dengan template yang ada
Level 1 - Semiskilled Understand type of correspondence.
Memahami tipe korespondensi.
Level 1 - Semiskilled Able to filing document under supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen dibawah pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand filing procedure.
Memahami prosedur pengarsipan.
Level 1 - Semiskilled Understand in filing system concept.
Memahami konsep sistem pengarsipan
4
3
technical
Behaviour Indicators
Level 3 - Very Skilled Able to make required document (MOM, SOP, etc) as result of improvement.
Mampu membuat dokumen yang diperlukan (MOM, SOP, dll) sebagai hasil perbaikan.
Level 3 - Very Skilled Able to review standard operation and develop comprehensive new standard as result of improvement.
Mampu meninjau operasi standar dan mengembangkan standar baru yang komprehensif sebagai hasil dari perbaikan.
Level 3 - Very Skilled Able to conduct team self evaluation and set improvement action.
Mampu melakukan evaluasi diri tim dan menetapkan tindakan peningkatan.
Level 3 - Very Skilled Able to recommend solutions or problem-solving Plans to Company Management
Mampu merekomendasikan solusi atau rencana pemecahan masalah kepada manajemen Perusahaan
Level 3 - Very Skilled Able to give training, coaching and conselling to other member regard problem solving matter
Mampu memberikan pelatihan, pembinaan dan konseling kepada anggota lain mengenai penyelesaian masalah
Level 3 - Very Skilled Understand the role function of Facilitator in maintaining improvement activities.
Memahami fungsi peran Fasilitator dalam memelihara kegiatan peningkatan.
Level 2 - Skilled Able to make priority on the problem to be solved
Mampu memprioritaskan masalah yang akan dipecahkan
Level 2 - Skilled Able to analyze the problem on his/her working scoupe
Mampu menganalisis masalah pada pembesar kerjanya
Level 2 - Skilled Able to set plan for improvement activities (QCC)based on specified schedule
Mampu menetapkan rencana untuk kegiatan perbaikan (QCC) berdasarkan jadwal yang ditentukan
Level 2 - Skilled Able to initiate and influencing other person to actively participate in improvement activities.
Mampu memulai dan mempengaruhi orang lain untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan peningkatan.
Level 2 - Skilled Understand the concept of Problem solving and Continual Improvement
Memahami konsep pemecahan masalah dan peningkatan secara berkesinambungan
Level 1 - Semiskilled Able to demonstrate/conduct QCC activities.
Mampu menunjukkan / melakukan kegiatan QCC.
Level 1 - Semiskilled Able to utilize each QC 7 tools accordingly.
Mampu memanfaatkan secara tepat untuk masing-masing alat 7 QC
Level 1 - Semiskilled Able to identify the problem within his/her work scope.
Mampu mengidentifikasi masalah dalam lingkup pekerjaannya.
Level 1 - Semiskilled Understand the steps in implementing quality control activities.
Memahami langkah-langkah dalam menerapkan kegiatan kontrol kualitas.
Level 1 - Semiskilled Understand the basic concept of Quality Control Circle (QCC) activities.
Memahami konsep dasar kegiatan Lingkaran Kontrol Kualitas (QCC).
3
2
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Understand basic of cost and expense related with his job.
Memahami sepenuhnya proses aktifitas kerjanya dengan baik
Level 1 - Semiskilled Understands equipment specification, work items related to his job.
Memahami spesifikasi peralatan, benda kerja yang terkait dengan pekerjaannya.
Level 1 - Semiskilled Able to run his job efficiently and optimum.
Mampu menjalankan pekerjaannya secara efisien dan optimal.
Level 1 - Semiskilled Understand basic of cost and expense related with his job.
Memahami dasar biaya dan pengeluaran terkait dengan pekerjaannya.
1
2