Job Description
Job Title | QI/MTS TPA Clerk |
---|---|
Abbreviation | CLQI1 |
Company | MCCI |
Department | Technical/FGM |
Division | Manufacturing |
Section | QI & MTS |
Unit | |
Position Level | Clerk |
Work Area | Plant |
Accountability | QI TPA Section Manager |
Summary of Job Responsibility
To manage and arrange administration activities in QI-MTS (TPA) Section to ensure achievement of job targets within the required standard quality and comply with QSHE Management System
Mengelola dan mengatur kegiatan administrasi di Seksi QI/MTS TPA untuk memastikan pencapaian target kerja yang dipersyaratkan mutu standar dan sesuai dengan Sistem Manajemen QSHE.
Duties and Responsibilities
- Conduct administration jobs of QI-MTS (TPA) Section, such as making monthly record (attendance, Overtime, Hatto Hiyari, Kaizen Teian, business trip, etc.) of QI-MTS (TPA) member and maintain them properly as record, by following MCCI Company regulation in order to support QI-MTS (TPA) Section management.
- Make clean type of QI-MTS (TPA) Section documents from a draft including document related to QSHE MS in order to support documentation of QI-MTS (TPA) Section and MCCI management system.
- Make Process and Product Inspection Reports (PIR-1 ~ 4) based on Officer or Supervisor (Assistant Manager) instruction
- Filing the documents (including QSHE Procedure and SOP), records, materials etc., following QI-MTS (TPA) filing system classification in order to maintain QI-MTS (TPA) Section quality records.
- Handle purchasing documentation (including SAP), making report of monthly expenses and budget utilization, up date it periodically and maintain it properly.
- Conduct periodical checking of the schedule of QI-MTS (TPA) activities (including Section Manager’s schedule) and remind related person in order to maintain the implementation of the schedule
- Melakukan pekerjaan administrasi Seksi QI/MTS TPA, seperti pembuatan catatan bulanan (kehadiran, lembur, hatto hiyari, kaizen teian, perjalanan dinas, dll) atas anggota QI/MTS TPA dan menjaganya dengan baik sebagai catatan, dengan mengikuti peraturan perusahaan MCCI untuk mendukung pengelolaan seksi QI/MTS TPA.
- Memperjelas jenis dokumen-dokumen di seksi QI/MTS TPA mulai dari draft termasuk dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen QSHE untuk mendukung dokumentasi seksi QI/MTS TPA
- Membuat laporan inspeksi produk dan proses (PIR 1 - 4) berdasarkan instruksi dari Officer/Supervisor/Ass.Sect.Manager
- Mengarsip dokumen-dokumen (termasuk SOP dan Prosedur QSHE), catatan, material, dll, mengacu kepada sistem klasifikasi QI/MTS TPA untuk menjaga catatan mutu seksi QI/MTS TPA
- Menangani dokumentasi pembelian (termasuk SAP), membuat laporan bulanan atas biaya dan penggunaan anggaran, mengupdatenya secara periodik dan menjaganya dengan baik
- Melakukan pemeriksaan secara rutin jadwal kegiatan QI/MTS TPA (termasuk jadwal Manajer Seksi) dan mengingatkan pihak terkait untuk menjaga pelaksanaan atas jadwal tersebut.
Competency Profile
Required Competency | RCL | ITJ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
General | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Organization CommitmentDescription
The ability and willingness to align one’s own behavior with the needs, priorities and goals of the organization, and to promote organizational goals to meet organizational needs. It also includes performing in accordance to organizational decisions and behaving with integrity by working with responsibility, obey the rules, trustworthy, follow ethical value, and consistent among mind, words and action Kemampuan dan kesediaan untuk menyelaraskan perilaku diri dengan kebutuhan, prioritas dan tujuan organisasi, dan untuk mendukung tujuan organisasi dalam upaya memenuhi kebutuhan organisasi. Termasuk pula di dalamnya adalah bertindak sesuai dengan keputusan organisasi dan berperilaku dengan integritas yakni bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab, patuh pada peraturan, kejujuran, nilai-nilai etika serta konsisten antara pemikiran, perkataan maupun perbuatan. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Result OrientationDescription
A concern for surpassing a standard of excellence. The standard may be one's own past performance (striving for improvement); an objective measure (achievement orientation); challenging goals that one has set; or even improving or surpassing what has already been done (continues improvement). Thus, a unique accomplishment also indicates a Result Orientation Perhatian untuk melampaui standar keunggulan. Standar tersebut mungkin merupakan kinerja masa lalunya (berjuang untuk perbaikan); ukuran tujuan (orientasi pencapaian); tujuan-tujuan menantang yang telah ditetapkan sebelumnya; atau bahkan merupakan perbaikan atau pelampauan yang telah dilakukan (perbaikan terus-menerus). Jadi, pencapaian yang unik juga mengindikasikan Result Orientation. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Listening, Understanding, and RespondingDescription
A desire and ability to understand and respond effectively to stakeholders/related persons from diverse backgrounds. It includes the ability to understand accurately and respond effectively to both spoken and unspoken or partly expressed thoughts, feelings and concerns of others.
Keinginan dan kemampuan untuk memahami dan merespon stakeholder/orang terkait dari berbagai latar belakang yang bereda secara efektif. Termasuk kemampuan untuk memahami secara akurat dan merespon secara efektif perkataan dan bahasa tubuh atau sebagian ungkapan pemikiran, perasaan dan perhatian terhadap orang lain. Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
Team WorkDescription
Ability to work co-operatively and communicate effectively (reporting, coordinating, consulting, and discussing (ho-ren-so)) within diverse teams, work groups and across the organization to achieve group and organization goals. Kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dan berkomunikasi dengan efektif (melaporkan, mengkoordinasi, memberikan konsultasi, dan berdiskusi (ho-ren-so) dalam berbagai tim, kelompok kerja dan di seluruh bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan kelompok dan organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
InnovationDescription
An effort to improve performance by doing or promoting new things, such as introducing a previously unknown or untried solution or procedure to the specific area or organization Suatu upaya untuk meningkatkan kinerja dengan melakukan atau mempromosikan hal-hal baru, seperti memperkenalkan suatu solusi atau prosedur yang sebelumnya tidak pernah diketahui atau dicoba kepada area khusus atau organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
soft |
AgilityDescription
The ability and willingness to anticipate and adapts to changes of future quickly and effectively. Agility needs understanding and appreciating different and opposing perspectives on an issue, adapting one’s approach as situations change and accepting changes within one’s own job or organization.
Kemampuan dan keinginan mengantisipasi dan beradaptasi terhadap perubahan yang akan datang secara cepat dan efektif. Agility memerlukan pemahaman dan apresiasi terhadap pandangan-pandangan yang berbeda dan bertentangan mengenai suatu isu, penyesuaian pendekatan seseorang saat situasi berubah dan penerimaan perubahan-perubahan dalam pekerjaannya sendiri atau organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Managerial | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Secretarial WorkDescription
Knowledge and ability in handling administration activities and secretariat which include filing system, correspondence, scheduling, accommodation, and transportation and also managing office facility and equipment
Pengetahuan dan kemampuan dalam menangani kegiatan tata usaha dan sekretariat termasuk sistem pengarsipan, korespondensi, penjadwalan, akomodasi, dan transportasi dan juga mengelola fasilitas dan peralatan kantor. Behaviour Indicators
|
2 |
3 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
technical |
Purchasing ManagementDescription
Knowledge and ability to execute purchasing process, started from vendor/supplier selection, follow up until delivery (started of the job) in accordance with procurement procedure for goods and services effectively and efficiently.
Kemampuan dan pengetahuan melaksanakan proses pembelian, dimulai dari pemilihan suplier/penjual, menindak lanjutkan hingga pengiriman (mulai bekerja) sesuai dengan prosedur usaha untuk mendapatkan barang dan jasa secara efektif dan efisien Behaviour Indicators
|
1 |
2 |