Job Description

Job Title Training and Development Sr. Clerk
Abbreviation SCLKTD
Company MCCI
Department Administration & Compliance
Division Administration
Section HR
Unit
Position Level Senior Clerk
Work Area Plant
Accountability HR Business Operation Supervisor

Position Structure

Summary of Job Responsibility

Duties and Responsibilities

Competency Profile

Required Competency RCL ITJ
General
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Ensure that any hazard is under control from being harmful against people, equipment and contaminated the environment.
Memastikan semua bahaya sudah dikontrol sehingga tidak mencelakai orang, peralatan dan mencemari lingkungan
Level 2 - Skilled Promotes positive image of the organization
Mendorong terciptanya citra positif organisasi
Level 2 - Skilled Able to manage and balance personal needs and corporate needs, but is willing to put organizational needs before one’s own such as willing to attend to contribute the time, effort, and ideas when any trouble happened at his/her working unit.
Mampu mengelola dan menyeimbangkan antara kebutuhan pribadi dan perusahaan, tetapi bersedia meletakkan kebutuhan organisasi di atas kebutuhan pribadinya, seperti bersedia hadir untuk memberikan waktu, tenaga dan pikirannya saat terjadi permasalahan di unit kerjanya
Level 2 - Skilled Makes choices and sets priorities to meet organization's needs and fit with the organizational mission.
Menetapkan pilihan dan menyusun prioritas untuk memenuhi kebutuhan organisasi serta mencocokkannya dengan misi organisasi
Level 2 - Skilled Supports proactively the organization’s vision, mission, values, and all working program such as Compliance, QSHE, resources saving and always implement it in daily activities
Proaktif mendukung visi, misi, nilai-nilai, dan semua kegiatan/program kerja organisasi, seperti Compliance, kegiatan K3, penghematan sumber daya dan selalu menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari.
Level 1 - Semiskilled Use company’s facilities, time and resources only for jobs needed.
Menggunakan fasilitas kerja, waktu dan sumber daya milik perusahaan hanya untuk kepentingan pekerjaan
Level 1 - Semiskilled Gentle to admit for any mistakes caused by own words and actions.
Berani mengakui kesalahan yang ditimbulkan oleh perkataan serta perbuatan diri sendiri.
Level 1 - Semiskilled Perform the task following the target of time, quality and approved budget
Melakukan pekerjaan sesuai dengan sasaran waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
Level 1 - Semiskilled Acts in accordance with Standards of Conduct (working hour, compliances manual, rules and regulations including safety regulation to prevent occupational accident.)
Bertindak sesuai dengan Standar Berperilaku (jam kerja, kepatuhan pada pedoman Compliance, aturan dan peraturan, termasuk peraturan keselamatan kerja untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja)
2
3
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Seek information to ensure the execution of work program or project meet expecting quality
Mencari informasi untuk memastikan pelaksanaan program kerja atau proyek memenuhi kualitas yang diharapkan
Level 2 - Skilled Monitor work and data completeness.
Mengawasi penyelesaian kerja dan data
Level 2 - Skilled Monitor progress of a project against milestones or deadline.
Mengawasi kemajuan sebuah proyek terhadap tahapan-tahapan pentingnya atau tenggat waktu
Level 2 - Skilled Make a detail record of progress for every activity which has done.
Membuat suatu catatan kemajuan yang terinci untuk setiap aktifitas yang telah dilakukan
Level 2 - Skilled Make working priority.
Membuat prioritas kerja
Level 2 - Skilled Monitor quality of others' related work
Mengawasi kualitas pekerjaan orang lain yang masih berkaitan
Level 1 - Semiskilled Double check to ensure quality of work
Memeriksa ulang untuk menjamin kualitas kerja
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information.
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima
Level 1 - Semiskilled Follow quality standard in work execution
Mengikuti standar kualitas dalam melaksanakan pekerjaannya
Level 1 - Semiskilled Follow role and task as regulation (job description, superior instruction)
Menjalankan peran dan tugas sesuai peraturan (deskripsi kerja, instruksi dari atasan)
Level 1 - Semiskilled Make a record for important things (data) which related to work quality
Membuat catatan untuk hal-hal penting (data) yang terkait dengan kualitas kerja
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Seek information to ensure the execution of work program or project meet expecting quality.
Mencari informasi untuk memastikan pelaksanaan program kerja atau proyek memenuhi kualitas yang diharapkan
Level 2 - Skilled Make working priority and monitor progress of work against milestones or deadline
Membuat prioritas kerja dan mengawasi kemajuan sebuah pekerjaan terhadap tahapan-tahapan pentingnya atau tenggat waktu
Level 2 - Skilled Make specific changes in the system or in own work methods to improve performance (e.g. does something better, faster, at lower cost and more efficiently; improve quality, customer satisfaction, morale) without setting any specific goal.
Membuat perubahan-perubahan yang khusus dalam sistem atau dalam metode kerjanya untuk meningkatkan kinerja (seperti melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat, lebih murah dan lebih efisien; meningkatkan kualitas, kepuasan pelanggan dan moral) tanpa menetapkan tujuan khusus apapun
Level 1 - Semiskilled Double check the accuracy of accepted data or information to ensure quality of work
Memeriksa ulang keakuratan data atau informasi yang diterima untuk menjamin kualitas kerja.
Level 1 - Semiskilled Focus on new or more precise ways (quality, time, cost, etc) to meet goals set by Superior
Fokus pada cara-cara yang baru atau yang lebih akurat (kualitas, waktu, biaya, dll) untuk memenuhi tujuan-tujuan yang ditetapkan oleh atasan
Level 1 - Semiskilled Shows outcomes against a standard of excellence
Menunjukkan hasil yang melampaui standar keunggulan
Level 1 - Semiskilled Express awareness at waste or inefficiency (abnormality, cost, materials, time etc)
Mengekspresikan kesadaran akan sesuatu yang terbuang percuma atau tidak efisien (ketidakwajaran/abnormalitas, biaya, materi, waktu, dll.)
Level 1 - Semiskilled Tries to do the job well, right, and swiftly to achieve target that has been set by organization
Mencoba melakukan pekerjaannya dengan baik, benar dan cepat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Gather information to check understanding before drawing conclusions and give appropriate responses.
Mengumpulkan informasi untuk lebih memahami sebelum membuat suatu kesimpulan dan memberikan respon yang tepat.
Level 2 - Skilled Understanding body language and other non-verbal cues and give an appropriate response.
Mengerti bahasa tubuh, mimik dan tanda-tanda non-verbal lainnya, dan memberikan respon yang sesuai (waktu, kualitas, dll)
Level 1 - Semiskilled Open and active to give and receive change ideas and improvement
Terbuka dan aktif dalam memberi dan menerima ide perubahan serta perbaikan
Level 1 - Semiskilled Share the latest information to related parties following the level and authority and always talk and act in accordance with fact.
Membagi informasi terkini kepada pihak terkait sesuai jenjang dan kewenangan serta senantiasa berbicara dan bertindak sesuai dengan fakta.
Level 1 - Semiskilled Respect to expressed ideas, suggestions and criticisms.
Menghargai individu ketika menyampaikan ide, saran dan kritik
Level 1 - Semiskilled Asks questions to clarify what is expressed.
Menanyakan untuk mendapatkan kejelasan dari apa yang diungkapkan.
Level 1 - Semiskilled Understands what people say and respond accordingly
Memahami apa yang orang katakan dan memberikan respon yang sesuai dengan apa yang diharapkan (waktu, kualitas, dll).
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Facilitates discussion (eq. provide schedule, superior approval, follow up and accommodate idea)
Memfasilitasi diskusi (seperti mempersiapkan jadwal, persetujuan dari atasan, menindaklanjuti dan mengakomodasi gagasan)
Level 2 - Skilled Shows respect for other’s intelligence by encourage to express opinions.
Menunjukkan rasa hormat/respek atas kepandaian orang lain dengan mendorongnya untuk menyampaikan pendapat
Level 2 - Skilled Discuss all problems occurs to get the best solutions
Mendiskusikan seluruh masalah yang terjadi untuk memperoleh hasil terbaik
Level 2 - Skilled Expresses positive expectations of others in terms of their abilities, expected contribution, etc. ; speak of team members in positive terms
Mengungkapkan harapan positif orang lain terkait dengan kemampuan mereka, kontribusi yang diharapkan, dll.; berbicara mengenai anggota tim dalam artian yang positif
Level 1 - Semiskilled Always shows empathy and support/assist when colleague facing difficult situation
Senantiasa menunjukkan sikap empati dan mendukung / membantu ketika rekan mengalami kesulitan
Level 1 - Semiskilled Genuinely values others input and expertise, is willing to learn from others
Secara tulus menghargai masukan dan keahlian orang lain, berkeinginan belajar dari orang lain
Level 1 - Semiskilled As a member of a team, keeps other team members informed and up to date about the group process, individual actions, or influencing events; share all relevant or useful information
Sebagai seorang anggota tim, menjaga anggota tim lainnya mendapatkan informasi dan perkembangan mengenai proses kelompok, aksi individu atau peristiwa-peristiwa yang mempengaruhinya; membagi semua informasi yang relevan dan berguna
Level 1 - Semiskilled Participates actively as a ‘good team player’, does his/her share of the work and support task of teams
Berperan serta secara aktif sebagai seorang ‘pemain tim yang baik’, melakukan bagian dari pekerjaannya dan mendukung tugas tim
2
2
soft
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Calls on others, who are not personally involved, to get their perspective, background information, experience, etc.
Menghubungi orang lain, yang tidak terlibat secara pribadi, untuk memperoleh pandangan mereka, latar belakang informasi, pengalaman, dll.
Level 2 - Skilled Asks a series of probing questions to get at the root of a situation or a problem or potential opportunity below the surface issues presented
Mengajukan serangkaian pertanyaan yang bersifat menyelidik untuk memperoleh akar dari suatu situasi atau permasalahan atau potensi kesempatan di balik isu-isu yang muncul ke permukaan
Level 2 - Skilled Do not stop with the first answer, finds out why something happened
Tidak berhenti pada jawaban pertama, terus mencari tahu mengapa sesuatu terjadi
Level 2 - Skilled Finds and question those closest to the problem
Mencari dan menanyai mereka yang terdekat dengan masalah
Level 2 - Skilled Gets out to personally investigates the problem or situation, when normally would not do so
Keluar untuk secara pribadi melakukan investigasi masalah atau situasi saat yang lain tidak akan melakukan hal itu
Level 1 - Semiskilled Enthusiasms and actively involve in educative activity
Antusias dan terlibat secara aktif dalam kegiatan pendidikan
Level 1 - Semiskilled Uses visible information or consults others available
Menggunakan informasi yang terlihat atau berkonsultasi dengan sumber daya lain yang tersedia
Level 1 - Semiskilled Asks direct questions (what, why) to the relevant /competent people to get the answer on certain situation
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung (apa, mengapa) kepada orang-orang yang relevan/kompeten untuk memperoleh jawaban atas situasi tertentu
2
1
technical
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Ensures professional and courteous service
Menjamin profesionalisme dan etika dalam pelayanan
Level 2 - Skilled Distributes helpful information to customers
Mendistribusikan informasi yang berguna bagi pelanggan
Level 2 - Skilled Maintain clear communication with customers regarding with mutual expectation and monitor customer satisfaction
Memelihara komunikasi yang jelas dengan customer terkait harapannya dan memonitor kepuasan pelanggan
Level 1 - Semiskilled Keeps customers up to date about the progress working activities (including: report and discuss to superior)
Memberitahukan progress dari setiap aktivitas kerja (termasuk: laporan dan diskusi dengan atasan)
Level 1 - Semiskilled Follow up on customer inquiries, request and complaints
Menindaklanjuti kebutuhan, permintaan dan keluhan pelanggan
2
3
Managerial
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Resolves internal team's conflict
Menyelesaikan konflik internal tim
Level 1 - Semiskilled Promotes team morale and productivity
Meningkatkan moral dan produktivitas tim
Level 1 - Semiskilled Lets people affected by a decision know what's happening, even if they are not required to share such information
Memastikan mereka yang terdampak oleh suatu keputusan mengetahui apa yang sedang terjadi, bahkan ketika mereka tidak diharuskan berbagi informasi semacam itu
Level 1 - Semiskilled Makes sure team member has all the necessary information due to decision which is taken
Menjamin bahwa anggota tim memiliki semua informasi yang dibutuhkan terkait dengan keputusan yang diambil
Level 1 - Semiskilled Manage meeting well; states agendas and objectives, control time, makes assignments, etc.
Mengelola pertemuan dengan baik; menetapkan agenda dan tujuan, mengontrol waktu, membuat penugasan, dll.
1
2
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Schedules regular feedback opportunities
Menjadwalkan kesempatan umpan balik yang rutin
Level 1 - Semiskilled Believes others want to and can learn or improve their performance
Meyakini bahwa orang lain ingin dan dapat belajar atau meningkatkan kinerja mereka
Level 1 - Semiskilled Makes positive comments' regarding others' developmental futures: current and expected future abilities and/or potential to learn even in "difficult"cases
Mengeluarkan komentar positif terkait dengan pengembangan orang lain di masa depan: kemampuan yang dimiliki sekarang dan yang diharapkan dimiliki di masa depan dan/atau potensi untuk belajar bahkan dalam kasus-kasus yang "sulit"
Level 1 - Semiskilled Asks questions, discusses or clarifies in order to verify that others have understood explanations or directions.
Mengajukan pertanyaan, mendiskusikan atau mengklarifikasi dalam upaya membuktikan bahwa orang lain telah memahami penjelasan atau arahan yang diberikan
1
2
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Prioritizes work in alignment with business goals, acts in accordance with organization's strategies, objectives and target
Memprioritaskan pekerjaan sejajar (sejalan) dengan tujuan bisnis, bertindak sesuai dengan strategi, tujuan dan target organisasi
Level 1 - Semiskilled Able to analyze and comprehends organizational goals and strategies developed by others
Mampu menganalisa dan memahami tujuan dan strategi organisasi yang dikembangkan oleh orang lain
1
1
soft
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Recognizes problems and keeps related people informed
Mengenali masalah dan menjaga agar orang-orang terkait menerima informasi
Level 1 - Semiskilled Keeps appropriate people informed on progress of tasks/projects.
Menjaga agar orang-orang yang tepat menerima informasi mengenai kemajuan dari tugas/proyek
Level 1 - Semiskilled Develops work plans considering the work groups objectives, responsibilities, accountabilities, timelines and resources.
Mengembangkan rencana kerja dengan mempertimbangkan tujuan, tanggung jawab, akuntabilitas, kerangka waktu dan sumber daya kelompok kerja
Level 1 - Semiskilled Efficiently uses resources (material, budget, manpower, etc.) and completes tasks/projects on time through the routine planning of own work and organization of resources.
Menggunakan sumber daya secara efisien (materi, anggaran, tenaga kerja, dll.) dan menyelesaikan tugas/proyek tepat pada waktunya lewat perencanaan rutin dari pekerjaannya sendiri dan pengorganisasian sumber daya
1
2
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Breaks problem into simple components, in order to identify required lists of tasks or activities
Menguraikan masalah dalam komponen sederhana untuk mengidentifikasi daftar tugas/aktivitas yang dibutuhkan.
1
1
Specific
technical
Behaviour Indicators
Level 2 - Skilled Able to do any task related with office facility and equipment management without supervision.
Mampu melakukan tugas apapun terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in office facility and equipment to be managed.
Pemahaman menyeluruh fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 2 - Skilled Able to do routine scheduling and arrangement without supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Able to do any type of correspondence (as organization needed).
Mampu melakukan tipe korespondensi apapun (yang diperlukan organisasi).
Level 2 - Skilled Comprehend understanding in type of correspondence
Memahami pengertian tipe korespondensi
Level 2 - Skilled Able to Filing document without supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen tanpa pengawasan.
Level 2 - Skilled Comprehensive Understanding in filing system concept including numbering system.
Pemahaman menyeluruh dalam konsep sistem pengarsipan termasuk sistem penomoran.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple task related with office facility and equipment management with supervision
Mampu melakukan tugas sederhana terkait dengan pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand procedure for office facility and equipment management
Memahami prosedur untuk pengelolaan fasilitas dan peralatan kantor.
Level 1 - Semiskilled Understand office facility and equipment to be managed
Memahami fasilitas dan peralatan kantor yang akan dikelola.
Level 1 - Semiskilled Able to do routine scheduling and arrangement with supervision.
Mampu melakukan penjadwalan dan pengaturan rutin dengan pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand scheduling and arrangement procedure
Memahami prosedur penjadwalan dan pengaturan.
Level 1 - Semiskilled Understand the need of scheduling and arrangement in organization
Memahami kebutuhan penjadwalan dan pengaturan dalam organisasi.
Level 1 - Semiskilled Able to do simple correspondence (routine correspondence) with existing template.
Mampu melakukan korespondensi sederhana (korespondensi rutin) dengan template yang ada
Level 1 - Semiskilled Understand type of correspondence.
Memahami tipe korespondensi.
Level 1 - Semiskilled Able to filing document under supervision.
Mampu mengarsipkan dokumen dibawah pengawasan.
Level 1 - Semiskilled Understand filing procedure.
Memahami prosedur pengarsipan.
Level 1 - Semiskilled Understand in filing system concept.
Memahami konsep sistem pengarsipan
2
3
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Able to assist Superior in collecting information to support development of rewards structure
Mampu membantu Superior dalam mengumpulkan informasi untuk mendukung pengembangan struktur penghargaan
Level 1 - Semiskilled Able to process data input of compensation & benefit into the existing system
Mampu menjalankan proses input data terkait kompensasi & benefit dalam sistem yang digunakan
Level 1 - Semiskilled Able to conduct a compensation & benefit survey ( external )
Mampu melakukan survey kompensasi & benefit (external)
Level 1 - Semiskilled Able to prepare internal data related to compensation & benefit survey
Mampu menyiapkan data-data terkait survei kompensasi & benefit (internal)
Level 1 - Semiskilled Understand the administration of compensation and benefit which covers PPH 21 calculation and benefit claim which is consist of medical allowance, medical insurance, pension fund, Jamsostek Claim, payable business trip claim, income tax, housing loan, reward claim ( ED, KT, HH, QCC), repatriation claim and other claim
Memahami administrasi kompensasi & benefit yang mencakup: perhitungan pph 21 dan benefit claim yang meliputi medical allowance, medical insurance, pension fund, jamsostek claim, pay slip business trip claim, income tax, housing loan, reward claim (ED, KT, HH, QCC), repatriation claim dan other claim
Level 1 - Semiskilled Understand on remuneration concept
Memahami konsep remuneration
1
1
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Able to make MPP and R&S execution report
Mampu membuat laporan pelaksanaan MPP dan R&S
Level 1 - Semiskilled Understand procedure and system of HRM such as Performance Management, People Development & training, HR Administration, Reward System, HRIS
Mampu menjalankan prosedur atau sistem kerja sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan; Performance Management, People Development & training, HR Administration, Reward System, HRIS)
Level 1 - Semiskilled Able to collect and input selection data as a part of updating employee data
Mampu mengumpulkan dan menginput data hasil seleksi sebagai bagian up-dating data karyawan
Level 1 - Semiskilled Able to coordinate the administration of implementation MPP and R&S such as collecting and make recapitulation of MPP form from the whole section and make a selection of applicant data, arrange plan and schedule of selection, managing internal and institution in relation with selection etc.
Mampu mengkoordinasikan administrasi pelaksanaan MPP dan R&S, seperti mengumpulkan dan merekap MPP form dari seluruh seksi, mengumpulkan dan menyeleksi data pelamar, menyusun rencana dan jadwal seleksi, mengelola pihak internal dan institusi yang terkait dengan seleksi, dsb
Level 1 - Semiskilled Understand company's MPP and R&S policy & procedure
Memahami prosedur MPP dan R&S di perusahaan
1
2
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Collect and up date data related to PMS and CA procedures such as : historical performance and competency record, etc
Mengumpulkan dan memperbaharui data terkait dengan prosedur PMS dan CA seperti: pelaksanaan historikal dan catatan kompetensi, dll
Level 1 - Semiskilled Able to identify and solve the administration problems related to PMS and CA
Mampu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah administrasi berhubungan dengan PMS dan CA
Level 1 - Semiskilled Able to evaluate administration execution of PMS and CA
Mampu mengevaluasi eksekusi administrasi dari PMS dan CA
Level 1 - Semiskilled Able to coordinate the administration of PMS and CA execution such as schedule arrangement of PMS and CA, preparation of all need data, documents and information, etc.
Mampu mengkoordinasi administrasi dari eksekusi PMS dan CA seperti pengaturan jadwal PMS dan CA, persiapan semua data yang dibutuhkan, dokumen dan informasi, dll
Level 1 - Semiskilled Understand the system and procedure of PMS and CA in company
Memahami sistem dan prosedur PMS dan CA dalam perusahaan
1
3
technical
Behaviour Indicators
Level 1 - Semiskilled Able to make program report of TD, including utilization of budget
Mampu membuat laporan program TD, termasuk pemanfaatan anggaran
Level 1 - Semiskilled Collect and up date data related to TD procedures such as : historical IDP, training report etc
Mengumpulkan dan memperbaharui data terkait dengan prosedur TD seperti : sejarah IDP, laporan pelatihan, dll
Level 1 - Semiskilled Able to identify and solve the administration problems related to TD
Mampu mengidentifikasikan dan menyelesaikan masalah administrasi terkait dengan TD
Level 1 - Semiskilled Able to evaluate administration of TD execution
Mampu mengevaluasi pelaksanaan administrasi TD
Level 1 - Semiskilled Able to coordinate the administration of TD execution such as making schedule arrangement, preparing all need of TD (information, facilities, training materials etc), coordinating the individual report and controlling TD expenses etc
Mampu menyelaraskan pelaksanaan administrasi TD seperti mengatur jadwal, menyiapkan segala kebutuhan TD (informasi, fasilitas, materi pelatihan, dll), menyelaraskan laporan individu dan mengontrol biaya TD, dll
Level 1 - Semiskilled Understand the system and procedure of TD in company
Memahami sistem dan prosedur TD di perusahaan
1
3