Job Description
| Job Title | Procurement2 ADMMFG1 Clerk |
|---|---|
| Abbreviation | CLPR11 |
| Company | MCCI |
| Department | Marketing & Procurement |
| Division | Marketing & Procurement |
| Section | Procurement |
| Unit | |
| Position Level | Clerk |
| Work Area | Plant |
| Accountability | Procurement Ass. Section Manager |
Summary of Job Responsibility
The Purchasing Clerk has the primary responsibility to execute in purchasing activity (quotation/ requirement, bid, search & contact supplier/ vendor, selection, negotiation, price survey, purchase request, payment request, administration & document) and program related to the existing purchasing system. This position is responsible to implement and execute system operational procedure in order suitable plan and budget related to purchasing or procurement. This position will support effectively and efficiency of purchasing operational, practice in purchasing administration activity, develop and implement purchasing process and procedure for supplier and procurement activity responsibility.The Purchasing Clerk has the primary responsibility to execute in purchasing activity (quotation/ requirement, bid, search & contact supplier/ vendor, selection, negotiation, price survey, purchase request, payment request, administration & document) and program related to the existing purchasing system. This position is responsible to implement and execute system operational procedure in order suitable plan and budget related to purchasing or procurement. This position will support effectively and efficiency of purchasing operational, practice in purchasing administration activity, develop and implement purchasing process and procedure for supplier and procurement activity responsibility.
Clerk Purchasing mempunyai tanggung jawab utama untuk mengerjakan aktifitas (penawaran/persyaratan, tawaran, pencarian & menghubungi supplier/vendor, seleksi, negosiasi, biaya survey, permintaan pembelian, permintaan pembayaran, administrasi & dokumentasi) dan terkait dengan sistem purchasing yang ada. Posisi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengejakan prosedur sistem operasional sesuai rencana dan terkait dengan budget purchasing atau procurement. Posisi ini akan mendukung operasi purchasing secara efektif dan efisien, melaksanakan aktifitas administrasi purchasing, bertanggung jawab mengembangkan dan melaksanakan proses dan prosedur warehouse untuk aktifitas pemasok dan procurement.
Duties and Responsibilities
- Perform purchasing activities base on purchasing management system, in order suitable effectively and efficiency of purchasing operational and procurement policy.
- Maintain data and documents such as: execution price list, supplier/vendor/subcontract list, material requirement, document of bid, supplier/vendor proposal, contract document, purchase request file, supplier/vendor/subcontract data, payment request file base on procurement and purchasing procedure, in order suitable efficiency and effective of purchasing operational and company policy.
- Perform and maintain purchasing system operational control, base on SOP and purchasing information system existing (SAP), in order suitable procurement plan and purchasing data validation.
- Perform the preparation and maintenance of document not limit to purchase bid request, quotation and material requirement and purchase contract.
- Perform and check operational schedules to search and contact supplier/vendor, send bid and proposal, negotiation, inspection and selection as well as schedule of preventive maintenance on purchase and contract execution.
- Perform special task and schedule purchasing of special material or project.
- Perform purchasing negotiate activities of supplier and/or subcontractor and place orders all things considered for company based on Procurement Section Manager or Assistant Manager’s instructions.
- Execute and prepare distribution and send of documents, bid, purchase and payment request, material requirement to related section and supplier, base on purchase order data and purchasing plan, in order suitable effective purchasing management system and procurement plan.
- Send purchase order to supplier/vendor or subcontractors base on purchase request and material requirement or quotation.
- Execute handling and correcting documents and proposal “non conformance” from supplier, subcontractor or vendor, base on purchase procedure and material requirement, in order suitable SOP Quality Standard of purchasing document and purchasing management system.
- Confirm to supplier and/or forwarder about the delivery date base on supplier contract and delivery schedule.
- Updating data and information for the monthly report to identify the result of purchasing job by SAP System.
- Control payment of vendor/supplier and sub-contractors base on payment request and invoice from vendor/ supplier and sub contractors in order suitable payment schedule and data.
- Prepare data and information for report important jobs to Assistant Manager or Section Manager timely.
- Execute follow up claim and corrective action of supplier and/ or subcontractors to prevent suffering loss by Supervisor instruction.
- Execute the Acceptance Documents such as: Supplier proposal, price list or bid, supplier and vendor inspection, material inspection and selection, forwarder or material expenditure checking, purchase order and material requirement, supplier/vendor invoice.
- Execute & control importation and exportation activities and documents base on plan and information, in order suitable contract and regulation.
- Execute and arrange document and schedule for foreign supplier/ vendor base on information and confirmation.
- Execute filling documentation and activities base on SOP and warehouse filling system, in order suitable maintain documents program and warehouse management system.
- Advise subcontractor’s, supplier’s and vendor’s works in order to keep quality of result.
- Conduct 5S activity and advise subcontractor in order to keep good environment.
- Execute safety organization section and enhance safety activity according to section policy in order to achieve zero accident.
- Execute QSHE activity of section in order to achieve Quality, Environmental and Safety target of company (check and control the all procurement documents).
- Act as an effective team member in supporting quality, disciplines, decision and practice.
- Execute improve atmosphere and environment of work place by cooperating with related persons in order to create active, bright and discipline division.
- Maintain intimate communication with other section in order manage division activity smoothly.
- Practice of Corporate Compliance in work life and environmental
- Perform other tasks that are assigned by Group Leader or Supervisor.
- Melakukan aktivitas pembelian berdasarkan sistem manajemen pembelian, yang sesuai dengan efisiensi dan efektivitas dari operasional pembelian dan kebijakan procurement.
- Mengurus data dan dokumen seperti: pembuatan daftar harga, daftar supplier/vendor/subcontract, bahan baku yang dibutuhkan, dokumen penawaran, proposal supplier/vendor, dokumen kontrak, berkas permintaan pembelian, data supplier/vendor/subcontract, berkas permohonan pembayaran berdasarkan prosedur procurement dan pembelian, yang sesuai dengan efisiensi dan efektivitas dari operasional pembelian dan kebijakan procurement.
- Melakukan dan memelihara kontrol sistem operasional pembelian, berdasarkan SOP dan sistem informasi pembelian yang sudah ada (SAP), yang sesuai dengan rencana procurement dan validasi data pembelian.
- Melakukan persiapan dan pemeliharaan dokumen tidak terbatas pada permintaan penawaran pembelian, quotation dan material requirement dan kontrak pembelian.
- Melakukan dan memeriksa jadwal operasional untuk mencari dan menghubungi supplier/vendor, mengirimkan penawaran dan proposal, negosiasi, inspeksi dan seleksi kepada jadwal dari pemeliharaan dalam pembelian atau pelaksanaan kontrak.
- Melakukan tugas khusus dan jadwal pembelian dari bahan atau proyek khusus.
- Melakukan aktivitas negosiasi pembelian dari supplier dan/atau subcontract dan menempatkan semua pesanan yang dipertimbangkan oleh perusahaan berdasarkan instruksi Procurement Section Manager atau Assistant Manager.
- Melakukan dan menyiapkan distribusi dan pengiriman dokumen, penawaran, permintaan pembelian dan pembayaran, keperluan bahan baku kepada seksi dan supplier terkait, berdasarkan pada data pemesanan dan rencana pembelian, yang sesuai dengan sistem managemen pembelian yang efektif dan rencana procurement.
- Mengirimkan pemesanan pembelian kepada supplier/vendor atau subcontractors berdasarkan permohonan pembelian dan keperluan bahan baku atau quotation.
- Melakukan penanganan dan pembenaran dokumen dan proposal ”non conformance” dari supplier, subcontractors, atau vendor, berdasarkan prosedur pembelian dan keperluan bahan baku, sesuai dengan Quality Standard SOP dari dokumen pembelian dan sistem managemen pembelian.
- Menegaskan kepada supplier dan/atau forwarder mengenai tanggal pengiriman berdasarkan kontrak supplier dan jadwal pengiriman.
- Memperbaharui data dan informasi untuk laporan bulanan guna mengidentifikasi hasil dari tugas pembelian dari sistem SAP.
- Mengawasi pembayaran vendor/supplier dan sub-contractors berdasarkan permohonan pembayaran dan faktur dari vendor/supplier dan sub contractors sesuai dengan jadwal dan data pembayaran.
- Mempersiapkan data dan informasi untuk laporan tugas penting kepada Assistant Manager atau Section Manager tepat pada waktunya.
- Menindaklanjuti claim dan memperbaiki aksi dari supplier dan/atau subcontractors untuk mencegah suffering loss dengan instruksi supervisor.
- Membuat dokumen penerimaan seperti : proposal supplier, daftar harga atau penawaran, inspeksi supplier dan vendor, inspeksi dan seleksi bahan baku, pemeriksaan pengeluaran forwarder atau material, pemesanan pembelian dan keperluan bahan baku, faktur supplier/vendor.
- Melakukan & mengawasi aktivitas dan dokumen impor dan ekspor berdasarkan rencana dan informasi, sesuai dengan kontrak dan peraturan.
- Melakukan dan menyiapkan dokumen dan jadwal untuk supplier dan vendor asing sesuai informasi dan konfirmasi.
- Melakukan filling documentation dan aktivitas berdasarkan SOP dan sistem filling gudang, sesuai dengan program pemeliharaan dokumen dan sistem managemen gudang.
- Memberikan saran terhadap pekerjaan subcontractors, supplier, dan vendor guna menjaga kualitas hasil.
- Memimpin aktivitas 5S dan menyarankan subcontractor guna menjaga lingkungan yang baik.
- Melakukan organisasi keselamatan seksi dan meningkatkan aktivitas keselamatan sesuai dengan kebijakan seksi guna mencapai tingkat kecelakaan nol.
- Melakukan aktivitas QSHE dari seksi guna mencapai target kualitas, lingkungan, dan keamanan perusahaan (memeriksa dan mengawasi seluruh dokumen procurement).
- Bertindak sebagai anggota tim yang efektif dalam mendukung kualitas, disiplin, keputusan, dan praktek.
- Meningkatkan atmosfer dan lingkungan kerja dengan bekerja sama dengan individu terkait guna menciptakan divisi yang aktif, bersinar, dan disiplin.
- Memelihara komunikasi yang akrab dengan seksi lain guna mengelola aktivitas divisi dengan lancar.
- Mempraktekkan Corporate Compliance dalam kehidupan dan lingkungan kerja.
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Group Leader atau Supervisor
Competency Profile
| Required Competency | RCL | ITJ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| General | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Information SeekingDescription
A desire to know more about things, people and/or issues (know how, know why). It implies going beyond the questions that are routine or required in the job. It may include's digging or pressing for exact information; resolution of discrepancies by asking a series of questions; or less-focused environmental for potential opportunities or miscellaneous information that may be of future use.
Keinginan untuk mengetahui lebih dalam mengenai hal-hal, orang-orang dan/atau isu-isu (mengetahui bagaimana, mengapa). Hal itu menyiratkan keinginan untuk bertanya lebih jauh dari hal-hal yang rutin atau diwajibkan dalam pekerjaan tersebut. Termasuk di antaranya adalah atau berupaya keras untuk memperoleh informasi yang tepat; mengatasi perbedaan dengan menanyakan serangkaian pertanyaan; atau mengamati hal-hal di luar lingkupnya untuk memperoleh potensi kesempatan atau informasi beragam yang mungkin berguna di masa depan. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Organization CommitmentDescription
The ability and willingness to align one’s own behavior with the needs, priorities and goals of the organization, and to promote organizational goals to meet organizational needs. It also includes performing in accordance to organizational decisions and behaving with integrity by working with responsibility, obey the rules, trustworthy, follow ethical value, and consistent among mind, words and action Kemampuan dan kesediaan untuk menyelaraskan perilaku diri dengan kebutuhan, prioritas dan tujuan organisasi, dan untuk mendukung tujuan organisasi dalam upaya memenuhi kebutuhan organisasi. Termasuk pula di dalamnya adalah bertindak sesuai dengan keputusan organisasi dan berperilaku dengan integritas yakni bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab, patuh pada peraturan, kejujuran, nilai-nilai etika serta konsisten antara pemikiran, perkataan maupun perbuatan. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Concern for QualityDescription
An underlying drive to reduce uncertainty in the working Quality (quality, safety, health, environment), process and system. It is expressed as monitoring and checking work or information, insisting on clarity of roles and functions
Suatu dorongan dasar untuk mengurangi ketidakpastian dalam Kualitas kerja (kualitas, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup), proses dan sistem. Hal ini diekspresikan dalam bentuk pengawasan dan pemeriksaan terhadap pekerjaan atau informasi, yang menegaskan kejelasan peran dan fungsi Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Result OrientationDescription
A concern for surpassing a standard of excellence. The standard may be one's own past performance (striving for improvement); an objective measure (achievement orientation); challenging goals that one has set; or even improving or surpassing what has already been done (continues improvement). Thus, a unique accomplishment also indicates a Result Orientation Perhatian untuk melampaui standar keunggulan. Standar tersebut mungkin merupakan kinerja masa lalunya (berjuang untuk perbaikan); ukuran tujuan (orientasi pencapaian); tujuan-tujuan menantang yang telah ditetapkan sebelumnya; atau bahkan merupakan perbaikan atau pelampauan yang telah dilakukan (perbaikan terus-menerus). Jadi, pencapaian yang unik juga mengindikasikan Result Orientation. Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Listening, Understanding, and RespondingDescription
A desire and ability to understand and respond effectively to stakeholders/related persons from diverse backgrounds. It includes the ability to understand accurately and respond effectively to both spoken and unspoken or partly expressed thoughts, feelings and concerns of others.
Keinginan dan kemampuan untuk memahami dan merespon stakeholder/orang terkait dari berbagai latar belakang yang bereda secara efektif. Termasuk kemampuan untuk memahami secara akurat dan merespon secara efektif perkataan dan bahasa tubuh atau sebagian ungkapan pemikiran, perasaan dan perhatian terhadap orang lain. Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Team WorkDescription
Ability to work co-operatively and communicate effectively (reporting, coordinating, consulting, and discussing (ho-ren-so)) within diverse teams, work groups and across the organization to achieve group and organization goals. Kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dan berkomunikasi dengan efektif (melaporkan, mengkoordinasi, memberikan konsultasi, dan berdiskusi (ho-ren-so) dalam berbagai tim, kelompok kerja dan di seluruh bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan kelompok dan organisasi. Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
Service OrientationDescription
A desire to identify and serve customers include public, partners, superior, peers, subordinate, branches, and other organizations. It means focusing one\'s efforts on discovering and meeting needs of the customer
Keinginan untuk mengidentifikasi dan melayani pelanggan termasuk masyarakat luas, rekan bisnis, atasan, rekan kerja, bawahan, dan organisasi lain. Dalam arti memfokuskan usaha untuk menemukan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| Managerial | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| soft |
Strategic OrientationDescription
Ability to link long-range visions and concepts to daily work, ranging from a simple understanding to a sophisticated awareness of the impact of the world at large on strategies and on choices
Kemampuan untuk menghubungkan visi dan konsep jangka panjang dengan kerja harian, mulai dari suatu pemahaman sederhana hingga suatu kesadaran yang tinggi akan dampaknya terhadap dunia pada umumnya dalam hal strategi dan pilihan Behaviour Indicators
|
1 |
1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| Specific | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
Material Knowledge & HandlingDescription
Knowledge and ability to identify and to handle (unloading technique, store and distribute) types of materials (spare parts and auxiliaries RM) as well as its consequences in accordance to QSHE.
Pengetahuan dan kemampuan untuk mengenali dan menangani (tehnik membongkar muatan, menyimpan dan distribusi material) jenis2 material (bahan baku dan RM pendukung) sesuai dengan QSHE. Behaviour Indicators
|
2 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
Cost AnalysisDescription
Knowledge and ability to run cost analysis and decision on expenses related to activity on production optimization and efficiency
Pengetahuan dan kemampuan untuk melakukan analisa dan kebijakan pembiayaan terhadap biaya-biaya yang berkaitan dengan aktivitas produksi yang dapat berdampak pada optimasi dan effisiensi Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
LegalDescription
Knowledge and ability to understand legal matters in order to protect company from any loss that may happen as a consequences of a law action
Pengetahuan dan kemampuan bidang hukum untuk dapat melindungi perusahaan dari kerugian akibat suatu tindakan hukum. Behaviour Indicators
|
1 |
2 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
Purchasing ManagementDescription
Knowledge and ability to execute purchasing process, started from vendor/supplier selection, follow up until delivery (started of the job) in accordance with procurement procedure for goods and services effectively and efficiently.
Kemampuan dan pengetahuan melaksanakan proses pembelian, dimulai dari pemilihan suplier/penjual, menindak lanjutkan hingga pengiriman (mulai bekerja) sesuai dengan prosedur usaha untuk mendapatkan barang dan jasa secara efektif dan efisien Behaviour Indicators
|
1 |
3 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| technical |
Warehouse ManagementDescription
Knowledge and ability of Warehousing Management in controlling Spare part Inventory, tools management and consumable in order to ensure availability and stock to support plant operation reliability
Pengetahuan dan kemampuan Manajemen Pergudangan dalam mengendalikan Inventaris Suku Cadang, manajemen alat dan bahan habis pakai untuk memastikan ketersediaan dan stok untuk mendukung keandalan operasi pabrik Behaviour Indicators
|
1 |
1 |